Marży nie powinien widzieć każdy, strona dla klienta powinna zostać tylko do odczytu, a technik nie musi widzieć cen. Pokazujemy, jak ustawić, kto w zespole co widzi i może zmieniać, raz a porządnie.
Pytanie „kto właściwie powinien to widzieć" pojawia się w każdej rosnącej firmie prędzej czy później - marża na zleceniu, dane osobowe klientów, wewnętrzne notatki z negocjacji handlowych. Rozwiązaniem nie jest jeden wspólny plik dla wszystkich, tylko ustawienie uprawnień dostępu dokładnie tak, jak realnie potrzebujecie, bez konieczności ustawiania ich wciąż od nowa.
Trzy poziomy, na których ustawia się uprawnienia
Strona lub baza danych - kto w ogóle ma do niej dostęp i czy tylko do odczytu, czy również do edycji.
Kolumna - konkretne wrażliwe pole (marża, dane osobowe, wewnętrzna notatka) można ograniczyć niezależnie od tego, kto widzi resztę rekordu.
Udostępnianie na zewnątrz - co jest przeznaczone tylko dla zespołu, a co można bezpiecznie udostępnić również poza firmę, na przykład klientowi lub na publiczną stronę.
Uprawnienia, które się dziedziczą, a nie ustawia wciąż od nowa
Strony i podstrony można zagnieżdżać w nieskończoność, a uprawnienia dziedziczą się z góry na dół - ustawiacie je raz na najwyższym poziomie i obowiązują we wszystkich podstronach i zleceniach pod nią, bez konieczności ustawiania ich osobno dla każdej z nich.
Strony można zagnieżdżać w nieskończoność, uprawnienia się dziedziczą.
Dostęp ustawia się raz na najwyższym poziomie i obowiązuje dalej we wszystkich podstronach - nie musicie ustawiać go osobno dla każdego zlecenia czy klienta.
Wrażliwa kolumna osobno, niezależnie od strony
Czasem nie chodzi o całą stronę, tylko o jedno konkretne pole - na przykład marżę na zleceniu, którą ma widzieć tylko dyrektor handlowy, podczas gdy resztę rekordu widzi cały zespół. Ograniczenie na poziomie kolumny działa niezależnie od tego, kto ma dostęp do strony jako całości, więc można je dowolnie łączyć.
Bezpieczne udostępnianie na zewnątrz
Nie wszystko jest przeznaczone tylko dla wewnętrznego zespołu. Widok, stronę lub raport można udostępnić na zewnątrz - tylko do odczytu, klientowi, a nawet jako dane strukturalne (JSON) do połączenia z waszą własną stroną lub aplikacją. Udostępnianie na zewnątrz jest zawsze świadomą decyzją, nie stanem domyślnym.
Jak zaplanować ustawienia
Zanim zaczniecie ustawiać uprawnienia, warto odpowiedzieć na trzy pytania: kto w zespole ma widzieć wrażliwe pola (ceny, marże, dane osobowe), kto ma tylko czytać, a kto również edytować, oraz co (jeśli w ogóle cokolwiek) ma być widoczne również poza firmą. Odpowiedzi przełożą się potem na strukturę ról, którą ustawiacie raz i która obowiązuje w całym systemie.
Jak wygląda w praktyce ukrycie jednej kolumny - wraz z dwiema innymi modyfikacjami CRM - pokazuje artykuł CRM, które dostosujesz sam.
Częste pytania dotyczące uprawnień dostępu
Czy muszę ustawiać uprawnienia dla każdego zlecenia osobno?
Nie, dzięki dziedziczeniu uprawnień wystarczy ustawić dostęp na najwyższym poziomie (na przykład cała baza danych zleceń) i dalej obowiązuje automatycznie we wszystkich podstronach i rekordach pod nią.
Czy da się ograniczyć tylko jedno pole, a resztę rekordu zostawić widoczną?
Tak, ograniczenie na poziomie kolumny działa niezależnie od uprawnień do całej strony - wrażliwe pole (na przykład marżę) widzi więc tylko wybrana rola, podczas gdy resztę rekordu widzi cały zespół.
Czy bezpiecznie jest udostępnić widok bezpośrednio klientowi?
Tak, udostępnianie na zewnątrz można ustawić jako tylko do odczytu, więc klient widzi aktualny stan (na przykład przebieg zlecenia), ale nie może niczego zmienić ani zobaczyć wewnętrznych pól, które nie są częścią udostępnionego widoku.