Współdzielona tabela w Excelu do ewidencji godzin działa, dopóki nie zacznie w niej pisać kilka osób naraz. Pokazujemy, jak sprawić, by wpisy czasu powstawały automatycznie przy zadaniu, bez ręcznego zapisywania do wspólnego pliku.
Ewidencja czasu przez współdzieloną tabelę w Excelu ma ten sam problem co każda inna wspólna tabela - działa dla jednej osoby, ale wraz z rosnącym zespołem przybywa konfliktowych wersji, zapomnianych wierszy i pytań „ile godzin jest już policzonych na ten projekt". Rozwiązaniem nie jest pilnowanie tabeli staranniej, tylko sprawienie, by wpisy czasu powstawały automatycznie, tam, gdzie praca faktycznie się dzieje.
Stoper bezpośrednio przy zadaniu
Zamiast ręcznego wpisu do wspólnego pliku wystarczy mieć przy każdym zadaniu przycisk start/pauza/stop. Osoba uruchamia stoper, gdy zaczyna pracować nad zadaniem, zatrzymuje go, gdy kończy - a zapis odpracowanego czasu powstaje sam, powiązany z konkretnym zadaniem i osobą.
Wpis czasu zapisuje się sam, nie ręcznie
Kluczowa różnica względem tabeli polega na tym, dokąd czas faktycznie trafia. Każde zatrzymanie stopera tworzy wiersz w tabeli wpisów czasu - z zadaniem, osobą, datą i długością trwania - bez konieczności ręcznego przepisywania przez kogokolwiek. Filtrowany widok bezpośrednio przy zadaniu pokazuje wtedy tylko jego własne wpisy, więc od razu widać, ile godzin realnie nad nim przepracowano.
Wpis czasu zapisuje się sam do tabeli i zostaje przy zadaniu.
Stoper się zatrzymuje, wpis czasu zapisuje się do wspólnej tabeli i jednocześnie zostaje widoczny bezpośrednio przy zadaniu, przez filtrowany widok jego własnych zapisów.
Co dalej da się zbudować z wpisów czasu
Gdy wpisy czasu są danymi strukturalnymi, a nie wierszami w skoroszycie, można na nich budować dalej:
- Suma odpracowanych godzin na zlecenie - do fakturowania według rzeczywiście odpracowanego czasu.
- Przegląd obciążenia zespołu - ile godzin ma kto w tygodniu rozliczone między projektami.
- Porównanie szacunku z rzeczywistością - ile godzin planowano na zadanie w porównaniu z tym, ile realnie zajęło.
Żadnej z tych rzeczy nie da się zbudować w oparciu o ręcznie prowadzoną tabelę, bo nie ma pewności, że są w niej naprawdę wszystkie zapisy i że są wpisywane konsekwentnie.
Kiedy warto przejść na inne rozwiązanie
Sygnał, że ręczna ewidencja już nie wystarcza, bywa podobny jak przy innych współdzielonych tabelach: do tego samego pliku wpisuje więcej niż kilka osób, czasem brakuje wiersza albo pojawia się pytanie „ile realnie poświęciliśmy na to czasu", a odpowiedź zajmuje więcej czasu, niż powinna.
Na to pytanie odpowiada artykuł Agencja, która wie, ile realnie zarobiła na każdym zleceniu - pokazuje, jak z odpracowanych godzin i wystawionej kwoty policzyć marżę. Cały cykl życia zlecenia opisuje przewodnik po zarządzaniu zleceniami i rentownością.
Najczęstsze pytania o ewidencję czasu
Czy każdy członek zespołu musi uruchamiać stoper ręcznie?
Tak, stoper uruchamia i zatrzymuje osoba, która pracuje nad zadaniem - to właśnie różni się od późniejszego dopisywania godzin z pamięci, które bywa niedokładne.
Czy da się później sprawdzić, ile czasu poszło na konkretne zadanie?
Tak, filtrowany widok przy zadaniu pokazuje tylko jego własne wpisy czasu, więc w każdej chwili widać dokładną sumę, bez przeglądania całej wspólnej tabeli.
Czy odpracowany czas da się połączyć od razu z fakturowaniem?
Tak, suma wpisów czasu przy zleceniu może posłużyć jako podstawa do automatycznego wystawienia faktury według rzeczywiście odpracowanych godzin.