Jak z baz danych, stron dokumentowych, placeholderów, kodów QR i automatyzacji w Apexloop tworzyć PDF-y faktur, ofert, protokołów, raportów i newsletterów.
Raporty drukowane są użyteczne tylko wtedy, gdy powstają na podstawie aktualnych danych. Gdy zespół ręcznie kopiuje wartości z bazy danych do dokumentu, powstają błędy i opóźnienia. Apexloop łączy bazy danych, strony dokumentowe, placeholdery i automatyzacje tak, aby wynik powstawał w tym samym systemie, w którym prowadzona jest praca.
Szablonem jest strona dokumentowa
Strona dokumentowa może zawierać tekst, nagłówki, separatory, media, komponent bazodanowy, dashboard, kod QR, przyciski i skróty. Dla raportu drukowanego służy jako szablon, do którego automatyzacja wstawia wartości.
Placeholdery mogą wyglądać na przykład tak:
{{numer_faktury}}{{klient}}{{termin_platnosci}}{{kwota_calkowita}}{{qr_platnosc}}
Zaletą jest to, że ten sam szablon może obsłużyć wiele rekordów.
Dane pochodzą z rekordu i relacji
Faktura to nie tylko jeden wiersz. Potrzebuje klienta, adresu, pozycji, waluty, dat, statusu, załączników, a często też serii numeracji z prefiksem. Część informacji jest bezpośrednio w rekordzie, część pochodzi z kolumn select, multiselect, record lub view.
Kolumna view sprawdza się przy powtarzalnych częściach raportu, na przykład pozycjach faktury, zadaniach projektu czy ryzykach w raporcie. Formuły nad kolumną view dopiero wyliczają sumy, liczby, marże i inne wartości.
Automatyzacja wybiera wynik
Wynik może uruchomić przycisk na rekordzie, harmonogram, webhook lub zmiana statusu. Automatyzacja znajduje potrzebne dane, sprawdza warunki, uzupełnia szablon i decyduje, co ma się stać dalej.
Typowe cele:
- wydrukować stronę dokumentową do PDF,
- zapisać PDF przy rekordzie jako załącznik,
- przekonwertować treść na HTML bezpieczny dla e-maila,
- wysłać e-mail do klienta,
- wywołać zewnętrzną integrację przez HTTP lub webhook.
Przykłady raportów
Faktury i oferty korzystają z serii numeracji, kwot w walucie, pozycji i płatności QR. Protokoły odbioru łączą daty, osoby, pliki, zdjęcia i tekst podpisu. Raporty projektowe korzystają z agregacji po zadaniach, osi czasu, wykresie i ryzykach. Newslettery powstają z treści strony dokumentowej i zaplanowanej automatyzacji.
Wszystkie te wyniki mają tę samą zasadę: rekord trzyma kontekst, relacje dodają powiązane dane, formuły dopiero wyliczają wartości, a szablon określa formę.
Jak ta sama zasada działa w drugą stronę - rekord powstaje z otrzymanego e-maila i uzupełnia się danymi z KRS - pokazuje artykuł AI czyta e-mail i zakłada zlecenie.