Nazwa firmy, adres i REGON już raz istnieją w publicznym rejestrze KRS. Pokazujemy, jak dać je sobie uzupełnić automatycznie zamiast ręcznie przepisywać przy każdym nowym kontakcie.
Niemal każda polska firma przy nowym kliencie lub dostawcy przynajmniej raz wpisuje ręcznie te same trzy pola: nazwę firmy, siedzibę i NIP. A te dane już istnieją - w publicznym rejestrze KRS, prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Wystarczy znać NIP, a resztę system znajdzie sam, bez jednego ręcznego przepisania.
Czym jest KRS i co zwraca jego API
KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) to publiczny rejestr, który gromadzi podstawowe dane o spółkach i innych podmiotach prowadzących działalność w Polsce - nazwę, siedzibę, formę prawną, REGON i status podmiotu. Jednoosobowe działalności gospodarcze są prowadzone analogicznie w CEIDG. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia do KRS wolno dostępne REST API, o które można zapytać po numerze KRS lub NIP bez konieczności logowania czy płatnego klucza.
W praktyce oznacza to: gdy tylko masz NIP, jednym zapytaniem HTTP dostajesz z powrotem oficjalną nazwę firmy, adres siedziby i REGON - dokładnie tak, jak są prowadzone w publicznym rejestrze.
Gdzie da się to automatyzować
W automatyzacjach no-code typu Apexloop takie zapytanie składa się ze standardowych, ogólnych bloków - żadnego własnego kodu, tylko trzy kroki po kolei:
- Wyzwalacz - nowy rekord z wypełnionym NIP (na przykład z formularza albo ręcznie dodany kontakt).
- Węzeł HTTP - wywołuje publiczne API KRS z numerem NIP z poprzedniego kroku.
- Aktualizacja rekordu - wynik z odpowiedzi (nazwa, adres, REGON) zapisuje się z powrotem do pól rekordu.
Rekord ma na razie tylko NIP
Wyzwalacz na nowy rekord wywołuje przez węzeł HTTP publiczne API KRS, a wynik automatycznie uzupełnia resztę danych - bez jednego ręcznego przepisania.
Cała procedura to ten sam ogólny wzorzec, który stosuje się też gdzie indziej - webhook albo węzeł HTTP wywołuje zewnętrzną usługę, a warunek decyduje, co się stanie dalej. Przy lookupie z KRS warto dodatkowo dodać jeden krok: jeśli podmiot nie zostanie znaleziony (na przykład przy błędnie wpisanym NIP), automatyzacja może zamiast cichego niepowodzenia od razu powiadomić osobę, która założyła rekord.
Co wszystko da się w ten sposób zaoszczędzić
- Zakładanie nowego kontaktu lub klienta - wystarczy NIP, resztę adresu i danych do faktury uzupełni automatyzacja.
- Kontrola przed wystawieniem faktury - weryfikacja, że dane do faktury w rekordzie odpowiadają aktualnemu stanowi w rejestrze.
- Masowe uzupełnienie starych rekordów - przy bazie kontaktów bez adresów można pozwolić automatyzacji przejść przez wszystkie rekordy z NIP i uzupełnić brakujące pola naraz.
Żadna z tych sytuacji nie wymaga specjalnego „konektora KRS" - wystarczy ogólny węzeł HTTP, który dzisiejsze automatyzacje no-code zwykle oferują, i trzy minuty na złożenie flow.
Na co uważać
Publiczne API KRS nie wymaga uwierzytelniania, ale ma rozsądne limity liczby zapytań - do zwykłego użycia firmowego (dziesiątki do setek nowych rekordów dziennie) to w zupełności wystarcza, przy masowym odpytywaniu tysięcy rekordów naraz warto rozłożyć zapytania w czasie. Dane w rejestrze dodatkowo odzwierciedlają stan oficjalny z opóźnieniem po wpisie do rejestru, więc przy świeżo założonych firmach zdarza się, że rekordu jeszcze nie da się odnaleźć - dlatego warto mieć w automatyzacji obsłużony też wariant „podmiotu nie znaleziono".
Cały przepływ od przychodzącego zapytania przez uzupełnienie firmy z KRS aż po zlecenie czekające na zatwierdzenie opisuje artykuł AI czyta e-mail i zakłada zlecenie.
Częste pytania o automatyzację z KRS
Potrzebuję do wywołania API KRS jakiegoś klucza albo rejestracji?
Nie. Publiczne REST API KRS jest dostępne bez logowania i bez klucza API - wystarczy znać NIP podmiotu, o który pytasz.
Da się w ten sposób uzupełnić też REGON, nie tylko adres?
Tak, odpowiedź z KRS zawiera też REGON, jeśli podmiot ma go nadany i jest widoczny w rejestrze. Automatyzacja może zapisać go w tym samym kroku co nazwę i adres.
Co się stanie, gdy automatyzacja wpisze nieprawidłowy albo nieistniejący NIP?
Dobrze zbudowany flow powinien obsłużyć ten przypadek warunkiem - jeśli KRS nie zwróci żadnego podmiotu, automatyzacja może zamiast cichego niepowodzenia powiadomić osobę, która założyła rekord, żeby sprawdziła NIP ręcznie.