Oferta, lista klientów, tabela wynagrodzeń - każdego dnia ktoś z zespołu wkleja coś takiego do narzędzia AI. Trzy miejsca, w których te dane mogą skończyć, i dziewięć pytań, które warto zadać dostawcy, zanim dojdzie do incydentu.
Scena, która dziś rozgrywa się w co drugiej firmie: kolega ma napisać ofertę, wkleja do czatu z AI cennik, ubiegłoroczną umowę i listę kontaktów, żeby model miał kontekst. Po trzydziestu sekundach ma gotowy tekst. Nikt przy tym nie zapytał, dokąd te trzy załączniki poszły.
To nie jest brak ostrożności. To normalna reakcja na narzędzie, które działa. Pytanie „dokąd to trafia" po prostu nie ma kiedy paść.
Pytanie nie brzmi „AI tak, czy nie"
Zakaz AI w firmie dziś nie działa. Ludzie obejdą go przez swoje prywatne konto, a wy nawet się o tym nie dowiecie - co jest gorszym stanem niż ten wyjściowy.
Sensowne pytanie brzmi inaczej: do której z trzech kategorii należy narzędzie, którego używamy?
1. Publiczna usługa na darmowym koncie. Rejestracja mailem, akceptacja regulaminu, jedziemy dalej. W darmowych planach zwykle dostawca może wykorzystywać wprowadzane dane do ulepszania usługi. To nie skandal - to zapisane w regulaminie, którego nikt nie czyta.
2. Płatne narzędzie bez umowy powierzenia danych. Płacicie, ale ze swoją firmą nie podpisaliście żadnej umowy. Nie wiecie na pewno, gdzie dane fizycznie leżą, jak długo są przechowywane ani kto ma do nich dostęp.
3. Platforma z umową powierzenia danych. Istnieje podpisany dokument (DPA), który mówi, gdzie dane są, jak długo, kto je przetwarza i czego z nimi robić nie wolno.
Różnica między trzecią a pierwszymi dwiema kategoriami nie leży w technologii. Leży w tym, że przy trzeciej macie na co wskazać.
Trzy miejsca, w których mogą skończyć wasze dane
Różnicę robi nie jakość modelu, tylko papier. Albo wiecie, gdzie dane leżą i jak długo, albo się tego tylko domyślacie.
Dziewięć pytań do dostawcy
To lista, którą warto przejść przy każdym narzędziu, do którego płyną firmowe dane. Odpowiedzi powinny być możliwe do znalezienia w dokumentacji, a nie tylko obiecane przez telefon.
O danych
- Czy nasze dane wejściowe są wykorzystywane do trenowania modeli?
- Jak długo dane są przechowywane po usunięciu z interfejsu?
- Czy możemy w każdej chwili wyeksportować wszystkie dane i w jakim formacie?
O lokalizacji
- Gdzie fizycznie działają serwery?
- Czy dane są przekazywane poza UE, a jeśli tak, to na jakiej podstawie?
- Kto jest podwykonawcą - które inne firmy uczestniczą w przetwarzaniu?
O umowie i dostępie
- Czy istnieje umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) i czy jest dostępna bez długich negocjacji?
- Kto po stronie dostawcy może widzieć nasze dane i w jakich okolicznościach?
- Jak dowiemy się o incydencie bezpieczeństwa?
Najbardziej przydatne jest pytanie numer 1
Odpowiedź na nie zwykle można znaleźć w regulaminie usługi w ciągu dwóch minut i decyduje ona o tym, czy narzędzie nadaje się do czegokolwiek wrażliwego. Jeśli dostawca nie ma jej jasno zapisanej, to samo w sobie jest odpowiedzią.
Co z tym zrobić w praktyce w firmie
Nie potrzebujecie polityki na dziesięć stron. Działają trzy proste zasady, które zespół zapamięta:
Podzielcie dane na trzy kategorie. Publiczne (teksty marketingowe, cennik na stronie), wewnętrzne (oferty, procesy) i wrażliwe (dane osobowe, wynagrodzenia, informacje zdrowotne, tajemnice handlowe). Dla każdej kategorii określcie, które narzędzie wolno użyć.
Wyznaczcie jedno zatwierdzone narzędzie. Najczęstszą przyczyną wycieku nie jest zły zamiar, tylko to, że każdy znalazł sobie swoje. Kiedy zespół ma jeden jasny, działający wybór, przestaje szukać dalej.
Dane osobowe mają szczególny reżim. Imiona, kontakty, numery PESEL, informacje zdrowotne klientów - tu pasuje tylko narzędzie, z którym macie podpisaną umowę i wiecie, gdzie dane leżą.
Sprawdźcie ramy prawne
Zasady przetwarzania danych osobowych i wdrażania systemów AI w UE są na bieżąco doprecyzowywane i różnią się w zależności od tego, do czego system wykorzystujecie. Zanim przyjmiecie wewnętrzne zasady, sprawdźcie aktualny stan u swojego prawnika lub inspektora ochrony danych osobowych - ten artykuł to praktyczna wskazówka, nie porada prawna.
Dlaczego to nie jest powód, żeby nie używać AI
Kiedy przejrzycie dziewięć pytań powyżej, odkryjecie coś zaskakującego: większość ryzyka nie ma związku z AI. Ma związek z tym, że wysyłacie firmowe dane do cudzej usługi - co robicie też przy chmurowym dysku czy e-mailu, tylko już się do tego przyzwyczailiście.
Różnica jest tylko taka, że przy narzędziach AI cała kategoria jest młoda i wielu dostawców dopiero dorabia to, co przy ugruntowanych usługach jest standardem. Pytania warto więc zadać. Odpowiedź „tak, mamy to rozwiązane i tu jest umowa" dziś istnieje.
Jak Apexloop rozwiązuje kopie zapasowe, dostępność i odpowiedzialność za dane, opisuje poradnik Kopie zapasowe i bezpieczeństwo danych. Kto w zespole zobaczy które dane, wyjaśnia tekst Uprawnienia dostępu i widoczność danych. Nasza umowa powierzenia przetwarzania danych jest publicznie dostępna na stronie Przetwarzanie danych osobowych.
Najczęstsze pytania o firmowych danych i AI
Czy bezpiecznie jest wkleić do AI ofertę dla klienta?
Zależy od narzędzia. W usłudze z umową powierzenia danych i bez trenowania na wprowadzanych danych to normalna praktyka. Przy darmowym publicznym koncie oznacza to, że treść oferty opuszcza waszą kontrolę - a jeśli zawiera kontakty lub ceny, rozsądnie jest tego nie robić.
Jak poznam, czy na naszych danych odbywa się trenowanie?
Szukajcie w regulaminie słów „training", „improve our services" albo po polsku „ulepszanie usługi". W planach firmowych trenowanie na danych klientów bywa wyraźnie wykluczone; przy darmowych kontach często wręcz przeciwnie - dozwolone.
Czy wystarczy, że AI działa w UE?
To ważna część odpowiedzi, ale nie cała. Poza lokalizacją serwerów sprawdźcie jeszcze przechowywanie danych, podwykonawców i trenowanie - usługa działająca w UE może mieć niewłaściwe ustawienia wszystkich trzech.