Komunikacja w Apexloop nie powstaje z boku pracy. Formularze zakładają rekordy, e-maile mapują się na bazy danych, załączniki trafiają do kolumn plikowych, a czat zostaje przy stronie lub rekordzie.
Wiele firmowych procesów zaczyna się od wiadomości. Przychodzi zapytanie, odpowiedź klienta, wewnętrzne pytanie, formularz, załącznik albo szybka dyskusja na czacie. Jeśli komunikacja zostaje poza danymi roboczymi, zespół później szuka, co właściwie się wydarzyło.
Dlatego Apexloop łączy komunikację z rekordami, bazami danych i automatyzacjami.
Formularz jako wejście do bazy danych
Formularze mogą być wewnętrzne, publiczne lub anonimowe. Ich główną rolą jest tworzenie nowych wierszy w bazach danych. Sprawdza się to przy zapytaniach, wnioskach, rejestracjach, feedbacku, incydentach czy wewnętrznych żądaniach.
Dobry formularz nie zapisuje tylko treści wiadomości. Powinien od razu uzupełnić źródło, segment, zgodę, załączniki, osobę odpowiedzialną albo status. Kolejne wartości mogą dopisać formuły i automatyzacje.
E-mail jako rekord
Strona e-mailowa w Apexloop obsługuje CRUD dla e-maili bez wątków. Wiadomości można mapować na bazy danych i pracować z nimi jak z innymi rekordami. Załączniki zapisują się w kolumnach plikowych, a treść może być przechowywana jako zsanityzowany przez backend HTML.
Śledzony e-mail to ważna zasada: jeśli wiadomość jest obserwowana, automatyzacja może na niej działać tak samo jak na innych danych. Może utworzyć zadanie, uzupełnić kontakt, wysłać odpowiedź albo uruchomić proces zatwierdzania.
Edytor dokumentów do wysyłki
E-mail można pisać w edytorze dokumentów. Backend zamienia treść na email-safe HTML, dzięki czemu zespół może korzystać z bogatszej treści bez ręcznego składania szablonów.
W połączeniu z kolumną odsyłającą do strony dokumentowej powstaje praktyczny model dla newsletterów: baza danych trzyma wydanie, termin, segment i status, podczas gdy treść żyje jako strona dokumentowa. Automatyzacja we właściwym momencie zamienia treść na HTML i wysyła ją.
Czat należy do kontekstu
Samodzielna strona czatu jest przydatna do bezpośredniej komunikacji w przestrzeni roboczej. Równie ważny jest jednak panel czatu przy stronie dokumentowej i rekordzie. Dyskusja o projekcie, fakturze czy specyfikacji zostaje wtedy tam, gdzie decyzja jest wykorzystywana.
Gdy ktoś później otworzy rekord, nie widzi tylko końcowych wartości. Widzi też odpowiednią konwersację, załączniki i kolejne kroki.
Automatyzacja zamyka pętlę
Komunikacja staje się procesem w momencie, gdy uruchamia akcję. Przychodzący e-mail może założyć rekord, formularz może przypisać właściciela, przycisk może wysłać follow-up, a zaplanowany flow może przypomnieć o niezałatwionych odpowiedziach.
Zespół nie musi wtedy pilnować komunikacji ręcznie. Apexloop trzyma ją w danych, które można filtrować, liczyć, drukować i automatyzować.
Jak ze zwykłego zapytania e-mailowego powstaje zlecenie, bez konieczności ręcznego przepisywania, pokazuje artykuł AI czyta e-mail i zakłada zlecenie.