Desde la solicitud hasta la revisión del margen. Cómo llevar los encargos para poder responder en cualquier momento en qué estado están y cuánto queda de ellos - y por qué la mayoría de las empresas conoce su facturación, pero no su rentabilidad.
Hay una pregunta que la mayoría de las empresas no sabe responder rápido: ¿cuánto hemos ganado realmente con este encargo? La facturación la conoce todo el mundo - está en la factura. El margen exige juntar dos cifras que normalmente viven en herramientas distintas.
Esta guía recorre todo el ciclo de vida de un encargo, desde la solicitud hasta la revisión, y muestra en qué fase se pierde la información que al final falta.
1. El encargo como registro, no como carpeta
Un cambio de mentalidad fundamental. Un encargo no es una carpeta en el disco ni una fila en una hoja de cálculo. Es un registro que sabe todo lo que le pertenece: el cliente, el presupuesto, los plazos, las horas trabajadas, los documentos, la comunicación y la factura.
Cuando lo sabe todo, el margen es restar dos cifras. Cuando no, son medio día en Excel - cada mes, otra vez.
Esta es precisamente la diferencia entre un gestor de tareas y un sistema. Un gestor de tareas sabe qué hay que hacer. No sabe para quién, por cuánto, ni qué viene después.
La misma tarea. Una vez sola, otra con contexto.
No se añade nada a la tarea en sí. Simplemente por fin sabe a qué cliente, encargo, parte de horas y factura pertenece.
Más en detalle: Un gestor de tareas no es un sistema.
2. Fases del encargo y qué surge en cada una
| Fase | Qué surge en ella | Qué se pierde más a menudo |
|---|---|---|
| Solicitud | Contacto, petición, origen | De dónde vino la solicitud |
| Presupuesto | Alcance, precio, validez | Qué se prometió exactamente |
| Realización | Tareas, horas, materiales | Trabajo extra que nadie facturó |
| Entrega | Acta, firma | La documentación del encargo |
| Facturación | Factura, vencimiento | Encargos que se olvidaron de facturar |
| Revisión | Margen | Todo lo anterior junto |
La última fila depende de todas las anteriores. Por eso la rentabilidad no se puede «añadir después» - o los datos se recogen sobre la marcha, o no existen.
3. Qué hay que medir en realidad
Sorprendentemente poco. Tres cosas, y las tres ya existen en la empresa:
Cuánto hemos facturado (o cuál es el precio acordado). Un campo en el encargo.
Cuántas horas ha trabajado cada persona en este encargo concreto. No en total al mes - en el encargo.
Qué tarifa interna tiene cada rol. Cuidado: no lo que le cobra al cliente, sino lo que le cuesta esa hora a usted. El cálculo honesto es el coste salarial anual, incluidas las cotizaciones, dividido entre las horas realmente trabajadas. El resultado es notablemente más alto que el salario bruto por hora - y eso es justo lo que el encargo tiene que cubrir.
Más en detalle: Cómo registrar el tiempo en proyectos sin hojas de cálculo.
4. Cómo es el cálculo
Un encargo modelo, precio acordado 7.200 €:
| Rol | Horas | Tarifa interna | Coste |
|---|---|---|---|
| Creatividad | 62 h | 28 € | 1.736 € |
| Desarrollo | 104 h | 32 € | 3.328 € |
| Gestión de proyectos | 48 h | 19 € | 912 € |
| Total | 214 h | 5.976 € |
Quedan 1.224 €, es decir, un margen del 17 %. Antes de restar gastos generales, tiempo comercial y todas las horas que nadie registró.
Todo el mundo conoce la facturación. Casi nadie conoce el margen.
7.200 € en la factura parecen bien. Después de 214 horas trabajadas, queda un 17 %.
Más en detalle: La agencia que sabía cuánto ganaba de verdad.
5. Tres vistas que merece la pena tener
Encargos por debajo del límite. Un filtro sobre los encargos en curso donde el margen ha caído por debajo de un porcentaje establecido. Esta vista debería abrirse una vez a la semana, no una vez al trimestre.
Estimado frente a real. Cuántas horas se planificaron y cuántas hay en realidad. La diferencia dice si el problema surgió al presupuestar o al ejecutar - y son dos soluciones completamente distintas.
Rentabilidad por tipo de trabajo. El margen sumado de todos los encargos del mismo tipo. Casi todas las empresas descubren con esta vista que uno de sus servicios lleva tiempo subvencionando a los demás.
Más en detalle: Informes mediante columnas de vista y fórmulas.
6. Qué hacer cuando sale un número malo
Un margen bajo o negativo suele tener una de cuatro causas, y cada una pide una respuesta distinta:
- Precio mal calculado. La solución está en el presupuesto, no en la ejecución. Ayuda tener encargos similares anteriores con las horas reales - que es exactamente lo que un sistema le da al cabo de un año.
- El encargo se fue de madre. El cliente fue pidiendo más y nadie lo facturó. Solución: registrar el trabajo extra como partidas aparte en el momento, no después.
- Ejecución poco eficiente. Tardó más de lo que debía. Esa solución está dentro del equipo.
- Tipo de encargo equivocado. Algunos trabajos simplemente no son rentables. La solución es dejar de aceptarlos, o cobrarlos de otra forma.
La causa más frecuente de un margen negativo, sin embargo, no es ninguna de estas cuatro. Son las horas no registradas - el trabajo que nadie apunta aparece en el margen como beneficio, hasta que alguien se da cuenta de que el equipo está al límite mientras «todo es rentable».
7. Qué debería pasar solo
La gestión de encargos es una de las áreas donde la automatización se amortiza más rápido:
- Encargo terminado sin factura → aviso a los tres días.
- Parte de horas que falta → el viernes por la tarde, una lista para cada persona que trabajó en el encargo.
- Margen por debajo del límite → aviso al responsable de proyecto en el momento en que ocurre, no al final.
- Ejecución finalizada → generar automáticamente el acta de entrega a partir de los datos del encargo.
- Plazo que se acerca → un recordatorio varios días antes, no el mismo día.
Más en detalle: Automatización de procesos empresariales y Generar contratos y presupuestos a partir de datos.
8. Cómo empezar si hoy usa hojas de cálculo
Un método que no interrumpe la operativa:
- Cree los encargos y los clientes. Dos bases de datos, una relación. Nada más.
- Añada el campo «precio acordado». Un solo campo, sin el cual el margen nunca llega a existir.
- Active el registro de horas - pero solo en los encargos, no en todo. La resistencia del equipo es casi siempre resistencia a la herramienta, no a que se les mida; cuando el registro se hace con un clic desde la tarea, esa resistencia desaparece.
- Al cabo de un mes, mire las primeras cifras. Serán imprecisas. Está bien - le mostrarán qué falta todavía.
- Solo entonces añada las automatizaciones.
Más en detalle: Migrar desde Excel o Notion y Un sistema de empresa a medida: guía.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de encargos y la rentabilidad
¿Tenemos que cambiar la facturación o la contabilidad por esto?
No. El programa de contabilidad se queda donde está. Para calcular el margen basta con que el sistema conozca el importe acordado o facturado del encargo - que es un solo campo.
¿Cómo convencemos al equipo de que registre las horas?
Lo mejor es que el registro sea un clic desde la tarea en la que la persona está trabajando en ese momento, y que el resultado se use para algo. El registro que no lleva a ninguna parte, la gente deja de hacerlo - y tiene razón.
¿Y si tenemos clientes con cuota fija, no encargos?
El principio es el mismo, solo que en vez de un encargo se evalúa un período. La cuota mensual frente a las horas trabajadas ese mismo mes. En las cuotas fijas el resultado suele ser todavía más sorprendente que en los proyectos.
¿Qué tan precisas serán esas cifras?
El primer mes, imprecisas; a los tres meses, utilizables; al cabo de un año, fiables. La precisión crece a medida que el equipo se acostumbra a registrar. Pero incluso una cifra imprecisa es mejor que ninguna - porque indica la dirección.
¿Merece la pena también con encargos pequeños?
Por separado, no; en conjunto, sí. Los encargos pequeños suelen ser aquellos en los que el margen se pierde más rápido, porque los gastos generales por encargo son los mismos que en uno grande. Solo lo sabrá si empieza a medirlos.