Todo el mundo conoce la facturación de un proyecto. Casi nadie conoce el margen - porque las horas trabajadas y el importe facturado viven en herramientas distintas. Cómo unir dos cifras que ya tiene, y por qué el resultado suele pillar desprevenidas a la mayoría de las empresas.
Pregunte en su agencia cuánto ganaron en el último encargo grande. Le dirán la cifra de la factura. Pregunte cuánto quedó de eso - y le responderán con silencio, o con un «eso tendría que calcularlo».
Ese silencio no es dejadez. Es la consecuencia de que dos cifras que deberían ir juntas viven en herramientas distintas.
Por qué la rentabilidad se calcula siempre a posteriori
La factura está en contabilidad. Las horas están en una herramienta de proyectos o en una hoja de cálculo. Las tarifas internas de cada rol solo las conoce el propietario, y nadie más. Para que exista un margen, alguien tiene que juntarlo todo a mano.
Y como eso es trabajo, se hace una vez al trimestre, o solo cuando algo sale mal. En ambos casos es tarde: el encargo ya está terminado, el precio ya estaba pactado, no se puede cambiar nada.
La rentabilidad que descubre después de entregar es una estadística. La rentabilidad que ve mientras trabaja es gestión.
Qué hace falta medir realmente
Sorprendentemente poco. Bastan tres cosas, y las tres ya existen en la empresa:
- Cuánto hemos facturado (o cuál es el precio pactado)
- Cuántas horas ha trabajado cada persona en ese encargo concreto
- Cuál es la tarifa interna de cada rol - no lo que le cobra al cliente, sino lo que le cuesta a usted esa hora
Cuando esas tres cosas viven en un mismo sistema, el margen deja de ser un informe. Es una columna.
Todo el mundo conoce la facturación. Casi nadie conoce el margen.
7.200 € en la factura tienen buena pinta. Tras 214 horas registradas, solo queda un 17 %.
Un ejemplo modelo que encaja con la mayoría de agencias
Rediseño de una web, precio pactado 7.200 €. Desglose del trabajo:
| Rol | Horas | Tarifa interna | Coste |
|---|---|---|---|
| Creativo | 62 h | 28 € | 1.736 € |
| Desarrollo | 104 h | 32 € | 3.328 € |
| Gestión de proyectos | 48 h | 19 € | 912 € |
| Total | 214 h | 5.976 € |
Quedan 1.224 €, es decir, un margen del 17 %. Antes de contar los gastos generales de oficina, el tiempo comercial y las horas que nadie registró.
Eso no es una catástrofe - es una cifra normal. La catástrofe es descubrirla en diciembre, después de haber presupuestado otros doce encargos durante todo el año con la misma fórmula.
El motivo más habitual de un margen negativo
No es un precio mal calculado, sino horas sin registrar. El trabajo que nadie anota aparece en el margen como beneficio - hasta que alguien nota que el equipo está al límite mientras «todo parece rentable».
Cómo es un panel en vivo
Cuando los partes de horas están vinculados al encargo, el margen se puede seguir sobre la marcha. En la práctica eso significa tres vistas que merece la pena tener:
Encargos por debajo del umbral. Un filtro sobre todos los encargos en curso cuyo margen ya ha caído por debajo de un porcentaje fijado. Esta es la vista que conviene abrir una vez a la semana.
Estimado frente a real. Cuántas horas se planificaron para el encargo frente a cuántas hay en realidad. La diferencia dice si el problema empezó al presupuestar o al ejecutar.
Rentabilidad por tipo de trabajo. El margen sumado de todos los encargos del mismo tipo. Casi todas las agencias descubren con esta vista que uno de sus servicios lleva tiempo subvencionando a los demás.
Qué hacer cuando sale una cifra mala
Un margen negativo o muy bajo suele tener una de cuatro causas, y cada una pide una respuesta distinta:
- Precio mal calculado. La solución está en el presupuesto, no en la ejecución. Ayuda tener encargos anteriores parecidos con las horas reales.
- Alcance descontrolado. El cliente fue pidiendo más cosas por el camino y nadie lo facturó. Solución: registrar los trabajos adicionales como partidas independientes.
- Ejecución poco eficiente. Llevó más tiempo del que debía. La solución está dentro del equipo.
- Tipo de encargo equivocado. Algunos trabajos simplemente no son rentables. La solución es dejar de aceptarlos, o presupuestarlos de otra manera.
Sin la cifra no puede hacer ninguna de las cuatro cosas.
Encontrará una guía práctica sobre el registro de tiempo en el artículo Cómo registrar el tiempo en proyectos sin hojas de cálculo de Excel. Cómo es el reporting sobre datos en vivo lo muestra el artículo Informes mediante columnas de vista y fórmulas. Los detalles sobre la medición del tiempo están en la página de la función Seguimiento del tiempo. Todo el ciclo de vida de un encargo, desde la solicitud hasta la evaluación, lo recorre la guía de gestión de encargos y rentabilidad.
Preguntas frecuentes sobre la rentabilidad de los encargos
¿Cómo se fija la tarifa interna de un rol?
El cálculo honesto más sencillo: el coste laboral anual de esa persona (incluidas las cotizaciones) dividido entre las horas que realmente trabaja al año. Sale una cifra bastante más alta que el sueldo bruto por hora - y es precisamente el importe que el encargo tiene que cubrir.
¿Y si el equipo se niega a registrar el tiempo?
Normalmente no es resistencia a que se le mida, sino a la herramienta. Cuando el parte de horas se apunta con un clic directamente en la tarea en la que la persona ya está trabajando, la resistencia suele desaparecer. Cuando es una hoja aparte a final de mes, no desaparece nunca.
¿Tenemos que cambiar la forma de facturar por esto?
No. El programa de contabilidad se queda donde está. Para calcular el margen basta con que el sistema conozca el importe pactado o facturado del encargo - que es un solo campo.