¿Sigue copiando a mano el nombre del cliente, la dirección y el importe en un contrato o presupuesto? Le mostramos cómo generar los documentos directamente a partir de los datos del registro, mediante una plantilla con marcadores.
Un contrato, un acta o un presupuesto tienen casi siempre la misma estructura - solo cambian los datos concretos: nombre del cliente, dirección, partidas, importe, fecha. Aun así, en la mayoría de las empresas estos datos se siguen copiando a mano de la base de datos al documento, cada vez de nuevo. Se puede dar la vuelta: el documento nace de los datos, no al revés.
Una plantilla con marcadores como base
El principio es sencillo. En la plantilla del documento, en lugar de texto fijo, se insertan marcadores - por ejemplo {{nombre}}, {{direccion}} o {{importe_total}}. En el momento en que la plantilla se aplica a un registro concreto, los marcadores se sustituyen por los valores reales de ese registro. Así, una sola plantilla puede generar cualquier número de documentos distintos, siempre con los datos correctos y actuales.
Cómo se rellenan solos los marcadores
Rellenar los marcadores no es un paso manual - ocurre automáticamente en el momento en que el documento se genera a partir del registro. Si además interviene una automatización en el proceso, se puede añadir otro paso antes de generar el documento, como insertar una imagen, un código QR de pago o combinar varios documentos de origen en un único PDF resultante.
Una automatización le añade una imagen y genera un solo PDF.
La plantilla se rellena con los datos del registro, una automatización le añade una imagen o un adjunto, y ambos se combinan en un único documento generado.
Casos de uso típicos
- Factura - partidas e importe del encargo, código QR de pago, sin reescribir a mano.
- Acta de entrega - datos del encargo y del cliente, espacio para la firma.
- Presupuesto - opciones, precios y condiciones rellenados según la oportunidad concreta.
- Contrato - partes, objeto e importe rellenados a partir de los registros del cliente y del encargo.
El mismo principio funciona también para conjuntos de documentos - por ejemplo, una factura, un acta y un contrato generados a la vez a partir de un solo registro, cada uno desde su propia plantilla.
Dónde se queda el documento tras generarse
Un documento generado no debería acabar como un archivo suelto en un correo - tiene sentido que se quede vinculado de nuevo al registro del que surgió. Así, en el encargo o en el cliente, se puede ver en cualquier momento qué documentos ya se han generado y cuándo.
Preguntas frecuentes sobre generar documentos a partir de datos
¿Tengo que crear una plantilla nueva para cada tipo de documento?
Sí, cada tipo de documento (factura, acta, presupuesto) suele tener su propia plantilla con marcadores, pero una misma plantilla se puede reutilizar para cualquier número de registros.
¿Se puede insertar en la plantilla también una imagen o un código QR, no solo texto?
Sí, una plantilla puede combinar texto rellenado a partir de marcadores con imágenes, códigos QR de pago o vistas de la base de datos, que se insertan en el documento automáticamente.
¿Se pueden generar varios documentos a la vez como un solo conjunto?
Sí, varias plantillas (por ejemplo, factura, acta y contrato) se pueden generar a la vez a partir de un solo registro y combinarlas en un único conjunto de impresión listo para descargar.