Ein konkreter Ablauf von Anfang bis Ende: eine gewöhnliche Anfrage kommt herein, das System zieht Positionen und Firmenkennung heraus, ergänzt die Firma aus dem öffentlichen Register, legt den Auftrag an und hält bei der Freigabe durch einen Menschen an.
Die meisten Vorführungen von KI im Unternehmen sind entweder zu allgemein („sie macht Prozesse effizienter“) oder zu weit weg („ein Agent führt Ihre Firma“). Dies ist etwas dazwischen: ein konkreter Ablauf, der heute bei Firmen läuft, die Anfragen per E-Mail bekommen.
Ausgangslage
Eine Firma erhält täglich fünf bis zwanzig Anfragen per E-Mail. Es sind keine Formulare - es sind normale Briefe von Menschen:
Guten Tag, wir bräuchten 12 Stück Schrank Typ B bis Ende September. Bitte fakturieren Sie an die Firmennummer 27604977, Dřevo Morava s.r.o. Danke, Jiří Novák
Heute läuft es so: jemand aus der Verwaltung liest die Mail, öffnet das System, tippt Position, Menge und Termin ab, sucht die Firma anhand der Kennung, füllt die Rechnungsdaten aus und legt den Auftrag an. Drei bis fünf Minuten pro Anfrage. Fünfzehn Anfragen am Tag sind eine Stunde reines Abtippen.
Der Ablauf Schritt für Schritt
1. Die E-Mail landet im System. Nicht in einem separaten Mailprogramm - in einem Postfach, das Teil des Systems ist und Datensätze anlegen kann. Das ist der langweilige, aber entscheidende Teil.
2. Die KI zieht heraus, was zählt. Position „Schrank Typ B“, Menge 12, der Termin „bis Ende September“ übersetzt in ein konkretes Datum, und die Firmenkennung. Den Rest des Briefes - Gruß, Dank - ignoriert sie.
3. Das System ergänzt die Firma aus dem öffentlichen Register. Die Kennung genügt. In Tschechien ist das ARES; Name, Adresse und Rechtsform kommen direkt von dort, sodass niemand etwas abtippt oder auf Tippfehler achten muss. Ausführlicher in ARES und Automatisierung.
4. Der Auftrag entsteht. Mit allen Feldern gefüllt, mit einem Verweis auf die ursprüngliche E-Mail und mit dem Kunden an einen bestehenden Datensatz gehängt - oder einem neuen, wenn es eine neue Firma ist.
5. Es hält bei einem Menschen an. Der Auftrag steht im Status „Wartet auf Freigabe“. Die Verwaltung sieht ihn in einer Ansicht, prüft ihn in zehn Sekunden und bestätigt. Oder korrigiert, wenn die KI etwas anders verstanden hat.
Vom Brief zum Auftrag, ohne Abtippen
Die KI liest, das Register ergänzt, das System legt an. Der letzte Schritt bleibt aber beim Menschen - und genau deshalb ist es nutzbar.
Warum Schritt fünf der wichtigste ist
Ohne Freigabeschritt würde niemand Vernünftiges diesen Ablauf einschalten. Die KI irrt sich gelegentlich - sie liest „12 Stück“ als 12, obwohl zwölf Pakete zu je zehn gemeint waren. Sie versteht einen Termin falsch, der im Text an eine Bedingung geknüpft war.
Fehler passieren. Die Frage ist, ob sie in zehn Sekunden bei der Freigabe auffallen oder in drei Wochen, wenn die falsche Lieferung ankommt.
Eine praktische Einstellung, die funktioniert: im ersten Monat gibt ein Mensch hundert Prozent der Aufträge frei und notiert, wie oft er eingreifen musste. Sinkt das unter zehn Prozent, können Teile der Abläufe - typischerweise Wiederholbestellungen von Stammkunden - ohne Freigabe laufen, der Rest wird weiter geprüft.
Was passiert, wenn die KI etwas nicht erkennt
Das Feld bleibt leer und der Auftrag entsteht unvollständig - mit einem Hinweis, was fehlt. Das ist deutlich besseres Verhalten als Raten. Ein System, das lieber einen wahrscheinlichen Wert einträgt, schadet mehr, als es nützt.
Was Sie dafür brauchen
Nichts Exotisches, aber drei Dinge müssen stehen:
| Was | Warum es nötig ist |
|---|---|
| E-Mail im System | Damit die Nachricht landen und einen Datensatz anlegen kann |
| Ein Datenmodell | Der Auftrag muss wissen, dass er zu einem Kunden gehört |
| Eine klare Freigaberegel | Wer bestätigt und was bei Ablehnung geschieht |
Das Letzte ist organisatorisch, nicht technisch - und meist das Einzige, was wirklich aufhält.
Wo die Grenzen liegen
Seien wir konkret auch dabei, was dieser Ablauf nicht schafft:
- Anfragen ohne Firmenkennung. Steht in der Mail weder Kennung noch eindeutiger Name, kann das System nicht raten. Der Auftrag entsteht mit leerem Kunden.
- Komplizierte Preisabsprachen. „Wie letztes Mal, aber mit dem Rabatt, über den wir gesprochen haben“ ist keine Angabe, die sich aus Text ziehen lässt.
- Anhänge mit nichttrivialem Inhalt. Eine eingescannte handschriftliche Bestellung ist eine andere Aufgabe als Text im Mailtext.
In allen drei Fällen ist das richtige Verhalten dasselbe: einen unvollständigen Datensatz anlegen und einen Menschen ergänzen lassen. Es bleibt weniger Arbeit als alles abzutippen.
Wie E-Mail als Teil eines Datensatzes aussieht, steht auf der Funktionsseite E-Mail in der App. Ein breiterer Überblick in 5 Dinge, die KI in Ihrer Firma kann. Das gesamte Thema der Prozessautomatisierung fasst der Leitfaden zur Prozessautomatisierung zusammen.
Häufige Fragen zum Anlegen von Aufträgen aus E-Mails
Wie viele Anfragen verarbeitet die KI ohne Eingriff?
Das hängt davon ab, wie einheitlich sie sind. Wo Anfragen von Stammkunden in ähnlicher Form kommen, ist der Anteil hoch. Bei sehr freien Texten verschiedener Absender rechnen Sie damit, dass die KI vorausfüllt und ein Mensch ergänzt - was immer noch eine Ersparnis ist.
Was ist mit Spam und fremder Post?
Das Anlegen wird für ein bestimmtes Postfach eingeschaltet (typischerweise bestellungen@ oder anfragen@), nicht für ein persönliches. Nachrichten, die die KI nicht als Anfrage einstuft, legen keinen Datensatz an.
Bleibt die ursprüngliche E-Mail auffindbar?
Ja, und das ist wichtig. Der Auftrag verweist auf die Nachricht, aus der er entstand, sodass jederzeit sichtbar ist, was der Kunde wirklich geschrieben hat - auch das, was nicht in ein Feld gelangte.