Encja to typ rzeczy lub obiektu, który firma ewidencjonuje w systemie - najczęściej klient, zlecenie, faktura, zadanie lub dokument. Każda encja ma w bazie danych własną tabelę i własny zestaw pól (u klienta na przykład nazwę, NIP, osobę kontaktową; przy zleceniu termin, budżet i status).
Różnica między encją a jej konkretnym rekordem jest taka sama jak między kategorią a pojedynczą pozycją w niej - "klient" to encja, podczas gdy "Firma XY sp. z o.o." to jeden konkretny rekord tej encji.
Przy projektowaniu systemu firmowego określenie właściwych encji jest pierwszym krokiem: trzeba zdecydować, co firma musi ewidencjonować osobno (i połączyć relacjami), a co jest tylko dodatkowym polem przy innej encji. Firma usługowa zwykle będzie potrzebować encji klient, zlecenie, interwencja serwisowa i faktura; agencja raczej klient, projekt, zadanie i ewidencja czasu pracy.
Zobacz też: Model danych, który rośnie razem z zespołem, Czym jest rekord, Czym jest relacja.