CRM, ERP, system projektowy: dlaczego skończyliście z trzema systemami, które ze sobą nie rozmawiają

Zapytajcie dowolnego właściciela pięćdziesięcioosobowej firmy, dlaczego używa akurat takiego zestawu narzędzi. Prawie nigdy nie usłyszycie odpowiedzi, która zaczynałaby się od „zdecydowaliśmy się". Usłyszycie historię.

CRM pojawił się, gdy firma zatrudniła drugiego handlowca. System projektowy - gdy okazało się, że realizacji nie da się prowadzić w mailu. Program księgowy był zawsze. Excel na pieniądze powstał, bo żadne z powyższych nie umiało policzyć marży. A WhatsApp pojawił się sam.

Każdy z tych kroków w danym momencie był słuszny. Problemem jest suma.

Jak powstaje stos narzędzi

Typowy przebieg, który powtarza się niemal dosłownie:

Rok 1. Zamówienia w Excelu, komunikacja w mailu. Działa, bo firma jest mała.

Rok 2. Pojawia się CRM. Rozwiązuje sprzedaż - zapytania przestają ginąć. Jednocześnie powstaje pierwsza granica: sprzedaż wie, realizacja nie.

Rok 3. Pojawia się narzędzie do projektów. Rozwiązuje realizację. Powstaje druga granica, a wraz z nią pierwsze ręczne przepisywanie: to, co obiecał handlowiec, ktoś musi przepisać do projektu.

Rok 4. Nikt nie wie, ile firma zarabia na zamówieniach. Powstaje arkusz, do którego ręcznie ściąga się liczby z obu systemów. Trzecia granica.

Rok 5. Ktoś proponuje, żeby to połączyć. Okazuje się, że integracja kosztuje czas i pieniądze, a i tak nie pokryje wszystkiego.

Gdzie dokładnie ginie kontekst

Strata nie tkwi w danych. Dane istnieją - tylko nie razem. Giną powiązania:

Handlowiec nie wie, że projekt się pali. Dzwoni do klienta z ofertą rozszerzenia w momencie, gdy realizacja łapie opóźnienie. Informacja istnieje, tylko w innym narzędziu.

Kierownik projektu nie wie, co obiecano. Szczegół z rozmowy handlowej został w notatce w CRM, nie trafił do specyfikacji zlecenia. Klient się potem dziwi.

Nikt nie wie, czy to się opłacało. Faktura jest w księgowości, godziny w systemie projektowym, koszty w arkuszu. Odpowiedź istnieje, ale kosztuje pół dnia pracy.

Nowy kolega uczy się trzech narzędzi. I po pół roku wciąż nie wie, gdzie co jest prowadzone.

Cena, której nikt nie fakturuje

Tabela celowo nie podaje dokładnych liczb - w każdej firmie wyjdą inne. Warto spisać własny szacunek; samo jego spisanie bywa zaskakujące.

Jak wygląda jeden wspólny fundament danych

Alternatywą nie jest „jedno narzędzie, które umie wszystko" - to hasło marketingowe. Alternatywą jest jeden fundament danych i różne widoki nad nim.

W praktyce: istnieje jedna baza klientów. Szansa sprzedażowa się do niej odwołuje. Zamówienie odwołuje się do szansy sprzedażowej. Ewidencja czasu odwołuje się do zamówienia. Faktura powstaje z zamówienia.

Handlowiec widzi pipeline. Kierownik projektu widzi kanban albo kalendarz. Właściciel widzi rentowność. Wszyscy patrzą na te same dane, tylko przez inną optykę. Nic nigdzie się nie przenosi, bo nie ma skąd dokąd.

Dzięki temu znika cała kategoria pracy - nie dlatego, że ktoś robi ją szybciej, ale dlatego, że przestaje istnieć.

Co zrobić, gdy jesteście w środku tego

Nikt nie może w poniedziałek wyłączyć trzech systemów. Rozsądne podejście ma trzy kroki:

1. Znajdźcie granicę, która boli najbardziej. Niemal zawsze jest to ta między sprzedażą a realizacją, albo między realizacją a pieniędzmi. Tam zacznijcie.

2. Zbudujcie wspólny fundament dla tej jednej granicy. Klienci i zamówienia w jednym miejscu. Resztę zostawcie.

3. Rozszerzajcie zależnie od tego, co się sprawdzi. Większość firm po dwóch, trzech miesiącach zauważa, że jednego z pierwotnych narzędzi nikt już nie otwiera - i dopiero wtedy je wyłącza.

Ile kosztują rozproszone narzędzia, szczegółowo rozkłada artykuł Ile firmę kosztują rozproszone narzędzia. Jak wygląda połączona przestrzeń robocza w praktyce, pokazuje tekst Jak połączyć dokumenty, bazy danych i czat. Konkretne porównania znajdziecie na stronach Apexloop vs. Raynet i Apexloop vs. Freelo. Cały proces ujednolicenia od decyzji po działanie prowadzi przewodnik po systemie firmowym szytym na miarę.