Na pytanie „ile to będzie kosztować” każdy dostawca odpowie tak samo: to zależy. Oto konkretne widełki dla trzech dróg do systemu firmowego, z czego składa się cena i dlaczego decyduje dopiero suma za trzy lata.
Spróbujcie zadzwonić do trzech firm software'owych i zapytać, ile kosztuje ewidencja zleceń dla dziesięcioosobowej firmy. Dostaniecie trzy warianty tej samej odpowiedzi: „to zależy od wymagań”.
To nie jest wymówka - naprawdę to zależy. Ale istnieją widełki, w których poruszają się polskie firmy, a przede wszystkim istnieje sposób, jak policzyć cenę samodzielnie, zanim gdziekolwiek zadzwonicie.
Trzy drogi do tego samego systemu
Rozwój na zamówienie (agencja lub software house). Spisujecie wymagania, dostajecie ofertę, po trzech do sześciu miesiącach macie aplikację napisaną dokładnie pod siebie. Typowy budżet dla średnio złożonego systemu firmowego zaczyna się od około 90 000 zł, a przy bardziej złożonych wymaganiach przekracza 250 000 zł.
Freelancer z AI. Tańsze wejście, szybszy start. Jedna osoba przy pomocy narzędzi AI zrobi w kilka tygodni to, co kiedyś zajmowało miesiące. Cena wejściowa to zwykle 30 000 do 65 000 zł. Ryzyko jest skoncentrowane w jednej osobie.
Platforma no-code. System składacie z gotowych bloków, płacicie subskrypcję. Nakład wejściowy to głównie wasz czas - zwykle dni, nie miesiące. Roczny koszt dla mniejszego zespołu mieści się w kilku, kilkunastu tysiącach złotych.
Z czego składa się cena (i o czym ludzie zapominają)
Pierwsza faktura to nie jest cena. Cena to suma tych pozycji:
- Analiza i specyfikacja. Przy rozwoju na zamówienie to zwykle 10-20% budżetu i jest to część, której nie da się pominąć.
- Samo budowanie. To, co zwykle mamy na myśli, pytając o cenę.
- Wdrożenie i szkolenie. Dane trzeba przenieść, ludzi nauczyć. Prawie zawsze więcej pracy, niż ktokolwiek się spodziewał.
- Zmiany. Nie „na wszelki wypadek”, tylko pewność. Firma się zmienia i system musi za nią nadążać.
- Utrzymanie. Hosting, kopie zapasowe, aktualizacje, dostępność.
- Ryzyko odejścia. Co się stanie, gdy zniknie osoba, która zna system.
Ostatnich trzech pozycji w ofercie zwykle nie ma. A to właśnie one decydują.
Cena, którą wam podadzą, to cena za rok 1
Rok 2 i 3 nie pojawią się w ofercie. A właśnie tam rozstrzyga się, która droga była tańsza.
Suma za trzy lata
Sytuacja modelowa: firma z dziesięcioma osobami potrzebuje ewidencji zleceń z fakturowaniem, pilnowaniem terminów i raportowaniem czasu pracy. Liczby są orientacyjne i służą do porównania proporcji, nie jako cennik.
| Pozycja | Rozwój na zamówienie | Freelancer + AI | Platforma no-code |
|---|---|---|---|
| Rok 1 (budowa) | ~180 000 zł | ~48 000 zł | ~21 000 zł |
| Rok 2 (zmiany + utrzymanie) | ~38 000 zł | ~40 000 zł | ~21 000 zł |
| Rok 3 (zmiany + utrzymanie) | ~38 000 zł | ~52 000 zł | ~21 000 zł |
| Razem za 3 lata | ~256 000 zł | ~140 000 zł | ~63 000 zł |
| Kto wprowadza zmiany | Dostawca | Jedna osoba | Ktokolwiek z zespołu |
| Ryzyko | Zależność od dostawcy | Zależność od osoby | Zależność od platformy |
Zwróćcie uwagę na drugi wiersz przy freelancerze. Cena wejściowa jest najniższa, ale koszty rosną - wygenerowany kod trzeba utrzymywać i z każdym rokiem przybywa rzeczy, których nikt nie zna w szczegółach. Dokładniej rozkłada to na czynniki pierwsze artykuł AI napisze wam aplikację. Ale kto będzie ją potem naprawiał?.
Uważajcie na pozycję, której nigdy nie ma w ofercie
Ile kosztuje godzina pracy nad zmianą i jak szybko dostawca ją wykona. System, w którym dodanie pola trwa trzy tygodnie i kosztuje 3500 zł, wychowa was do tego, że przestaniecie prosić o zmiany - i wrócicie do Excela.
Kiedy rozwój na zamówienie naprawdę się opłaca
Nie ma sensu twierdzić, że własny rozwój nigdy nie ma sensu. Ma, i to w trzech sytuacjach:
- To oprogramowanie jest waszym produktem. Sprzedajecie je albo jest waszą przewagą konkurencyjną. Wtedy musicie je posiadać na własność.
- Macie wymaganie, którego żadna platforma nie pokryje. Nietrywialne obliczenia, specyficzny sprzęt, ekstremalne ilości danych.
- Macie własny zespół deweloperski. Wtedy utrzymanie to wewnętrzna zdolność, nie zewnętrzny koszt.
Ale jeśli budujecie system, który ma po prostu dobrze trzymać zlecenia, klientów, terminy i pieniądze, jesteście w kategorii, w której własny rozwój jest zwykle droższym sposobem na dojście do tego samego wyniku.
Jak policzyć swoją liczbę
Zanim gdziekolwiek zadzwonicie, spiszcie sobie cztery rzeczy:
- Ile osób będzie używać systemu i w jakich rolach.
- Ile różnych typów rekordów potrzebujecie (zlecenia, klienci, faktury, raporty…).
- Co ma się dziać samo - jakie e-maile, przypomnienia, dokumenty.
- Ile razy w roku zmienia się wasz proces.
Ta czwarta odpowiedź jest najważniejsza i najczęściej się ją pomija. Firma, która zmienia proces dwa razy w roku, potrzebuje innego typu rozwiązania niż firma, która nie zmieniła go od pięciu lat.
Przegląd aktualnych cen Apexloop znajdziecie na stronie Cennik. Ile firmę kosztują rozproszone narzędzia, zanim jeszcze zacznie zajmować się własnym systemem, rozkłada na czynniki pierwsze artykuł Ile firmę kosztują rozproszone narzędzia. Cały proces wdrożenia własnego systemu prowadzi przewodnik po firmowym systemie na zamówienie.
Najczęstsze pytania o cenę systemu firmowego
Dlaczego dostawcy nie podają cen na stronie?
Ponieważ rozrzut jest ogromny - to samo zapytanie może oznaczać 40 000 albo 300 000 zł w zależności od liczby ról, integracji i wyjątków. Podana cena byłaby myląca dla większości zapytań, jakakolwiek by była.
Czy no-code zawsze wychodzi taniej?
Nie. Przy bardzo prostych potrzebach może wystarczyć darmowy arkusz, a przy naprawdę specyficznych wymaganiach jedyną drogą może być własny rozwój. No-code sprawdza się najlepiej w tym szerokim środku - przy systemach firmowych, które mają zmieniać się razem z firmą.
Co jeśli z czasem będziemy chcieli przenieść system gdzie indziej?
Pytajcie o eksport danych jeszcze przed podpisaniem umowy. Dane w ustrukturyzowanej postaci powinniście móc otrzymać w każdej chwili i bez dopłaty - zarówno przy własnym rozwoju, jak i przy platformie. Jeśli odpowiedź brzmi inaczej, to sygnał ostrzegawczy.