Ein Datensatz ist ein konkretes Element in einer Datenbank - ein Kunde, ein Auftrag, eine Rechnung, eine Aufgabe. Es ist eine Zeile in der Tabelle der jeweiligen Entität mit eigenen Werten in all ihren Spalten: ein bestimmter Name, ein bestimmter Betrag, ein bestimmtes Datum.
In einer modernen Datenbankanwendung sammelt sich um den Datensatz auch alles andere, was damit zu tun hat - E-Mails mit dem jeweiligen Kunden, Anhänge zum jeweiligen Auftrag, Chat zum jeweiligen Projekt, Druckausgaben, die aus seinen Daten erzeugt wurden. Statt dass Kommunikation, Dokumente und Daten über verschiedene Tools verstreut sind, bleiben sie rund um den Datensatz zusammen, zu dem sie gehören.
Webformulare oder Webhooks aus einem Onlineshop legen meist direkt einen neuen Datensatz an - ein Kunde füllt eine Anfrage aus, und das System erstellt daraus automatisch den Datensatz für den neuen Auftrag, ohne manuelles Abtippen.
Siehe auch: E-Mail, Formulare und Chat im Kontext eines Datensatzes, Was ist eine Entität, Ein Datenmodell, das mit dem Team wächst.