Auf die Frage nach dem Preis antwortet jeder Anbieter gleich: kommt darauf an. Hier ist eine konkrete Spanne für drei Wege zu einem Unternehmenssystem, woraus sich der Preis zusammensetzt und warum die Dreijahressumme entscheidet.
Rufen Sie drei Softwarefirmen an und fragen Sie, was eine Auftragsverwaltung für ein Zehn-Personen-Unternehmen kostet. Sie bekommen drei Varianten derselben Antwort: „das hängt von den Anforderungen ab.“
Das ist keine Ausrede - es hängt wirklich davon ab. Aber es gibt eine Spanne, in der sich Firmen bewegen, und vor allem gibt es einen Weg, den Preis selbst auszurechnen, bevor Sie irgendwo anrufen.
Drei Wege zum selben System
Individualentwicklung (Agentur oder Studio). Sie schreiben ein Lastenheft, bekommen ein Angebot, und drei bis sechs Monate später haben Sie eine App genau nach Ihren Vorgaben. Ein typisches Budget für ein mittelkomplexes Unternehmenssystem beginnt bei rund 34.000 € und übersteigt bei umfangreicheren Vorhaben 40.000 €.
Freelancer mit KI. Günstigerer Einstieg, schnellerer Start. Ein Mensch mit KI-Werkzeugen schafft in Wochen, was früher Monate dauerte. Der Einstiegspreis liegt bei 6.000 bis 12.000 €. Das Risiko konzentriert sich auf eine Person.
No-Code-Plattform. Sie setzen das System aus fertigen Bausteinen zusammen und zahlen ein Abo. Der Anfangsaufwand ist vor allem Ihre Zeit - Tage, keine Monate. Die Jahreskosten für ein kleineres Team liegen im unteren vierstelligen Bereich.
Woraus sich der Preis zusammensetzt
Die erste Rechnung ist nicht der Preis. Der Preis ist die Summe daraus:
- Analyse und Lastenheft. Bei Individualentwicklung 10–20 % des Budgets und der Teil, den man nicht überspringen kann.
- Der eigentliche Bau. Das, was man meint, wenn man nach dem Preis fragt.
- Einführung und Schulung. Daten müssen umziehen, Menschen lernen. Fast immer mehr Arbeit als gedacht.
- Änderungen. Nicht „falls“, sondern sicher. Die Firma verändert sich und das System muss folgen.
- Betrieb. Hosting, Backups, Updates, Verfügbarkeit.
- Risiko des Personalabgangs. Was passiert, wenn die Person geht, die das System kennt.
Die letzten drei Posten stehen selten in einem Angebot. Und genau sie entscheiden.
Der genannte Preis ist der Preis von Jahr eins
Jahr zwei und drei tauchen im Angebot nicht auf. Und genau dort entscheidet sich, welcher Weg günstiger war.
Die Dreijahressumme
Ein Modellfall: eine Firma mit zehn Mitarbeitenden braucht Auftragsverwaltung mit Rechnungsstellung, Fristenüberwachung und Stundennachweisen. Die Zahlen sind Richtwerte für den Vergleich der Verhältnisse, keine Preisliste.
| Posten | Individualentwicklung | Freelancer + KI | No-Code-Plattform |
|---|---|---|---|
| Jahr 1 (Aufbau) | ~34.000 € | ~8.800 € | ~3.800 € |
| Jahr 2 (Änderungen + Betrieb) | ~7.200 € | ~7.600 € | ~3.800 € |
| Jahr 3 (Änderungen + Betrieb) | ~7.200 € | ~9.600 € | ~3.800 € |
| Summe über 3 Jahre | ~48.000 € | ~26.000 € | ~11.500 € |
| Wer Änderungen macht | Der Anbieter | Eine Person | Jeder im Team |
| Risiko | Anbieterabhängigkeit | Personenabhängigkeit | Plattformabhängigkeit |
Achten Sie auf die zweite Zeile beim Freelancer. Der Einstiegspreis ist der niedrigste, aber die Kosten steigen - erzeugter Code muss gepflegt werden, und mit jedem Jahr kommen Dinge dazu, die niemand im Detail kennt. Ausführlicher in Die KI schreibt Ihnen die App. Wer repariert sie?.
Achten Sie auf den Posten, der nie im Angebot steht
Was eine Änderungsstunde kostet und wie schnell der Anbieter liefert. Ein System, in dem ein neues Feld drei Wochen dauert und 600 € kostet, erzieht Sie dazu, keine Änderungen mehr zu verlangen - und zurück in die Tabelle.
Wann sich Individualentwicklung wirklich lohnt
Es hat keinen Sinn zu behaupten, eigene Entwicklung ergebe nie Sinn. Sie tut es, in drei Situationen:
- Die Software ist Ihr Produkt. Sie verkaufen sie oder sie ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Dann müssen Sie sie besitzen.
- Sie haben eine Anforderung, die keine Plattform abdeckt. Nichttriviale Berechnungen, spezielle Hardware, extreme Datenmengen.
- Sie haben ein eigenes Entwicklungsteam. Dann ist Pflege interne Kapazität, keine externe Ausgabe.
Bauen Sie aber ein System, das schlicht Aufträge, Kunden, Fristen und Geld gut zusammenhalten soll, sind Sie in der Kategorie, in der eigene Entwicklung meist der teurere Weg zum selben Ergebnis ist.
Wie Sie Ihre eigene Zahl ermitteln
Bevor Sie irgendwo anrufen, notieren Sie vier Dinge:
- Wie viele Menschen das System nutzen und in welchen Rollen.
- Wie viele verschiedene Datensatztypen Sie brauchen (Aufträge, Kunden, Rechnungen, Stunden…).
- Was von selbst passieren soll - welche E-Mails, Erinnerungen, Dokumente.
- Wie oft sich Ihr Prozess im Jahr ändert.
Die vierte Antwort ist die wichtigste und wird am häufigsten übersprungen. Eine Firma, die ihren Prozess zweimal im Jahr ändert, braucht eine andere Lösung als eine, die ihn seit fünf Jahren nicht angefasst hat.
Die aktuellen Preise von Apexloop stehen auf der Seite Preise. Was zersplitterte Werkzeuge kosten, noch bevor man über ein eigenes System nachdenkt, steht in Was zersplitterte Werkzeuge kosten. Den gesamten Weg zur Einführung eines eigenen Systems führt der Leitfaden zum Firmensystem nach Maß.
Häufige Fragen zum Preis eines Unternehmenssystems
Warum stehen bei Anbietern keine Preise auf der Website?
Weil die Spanne riesig ist - dasselbe Lastenheft kann 8.000 € oder 60.000 € bedeuten, je nach Zahl der Rollen, Integrationen und Ausnahmen. Jede Zahl auf der Seite würde die Mehrheit der Anfragen in die Irre führen.
Ist No-Code immer günstiger?
Nein. Für sehr einfache Bedürfnisse reicht eine kostenlose Tabelle, und für wirklich spezielle Vorhaben ist Individualentwicklung der einzige Weg. No-Code gewinnt in der breiten Mitte - bei Systemen, die sich mit der Firma verändern sollen.
Was, wenn wir das System später mitnehmen wollen?
Fragen Sie vor der Unterschrift nach dem Datenexport. Strukturierte Daten sollten Sie jederzeit und ohne Aufpreis bekommen - bei Individualentwicklung wie bei einer Plattform. Lautet die Antwort anders, ist das ein Warnsignal.