Eine fertige Vorlage ist schneller, günstiger und für viele Firmen völlig ausreichend. Für andere ist sie der Beginn zweier Jahre Frust. Drei Fragen, die den Unterschied zuverlässig zeigen, und was mit der Antwort anzufangen ist.
Es gibt zwei Wege zu einem Firmensystem. Eine fertige Vorlage nehmen und darin zu arbeiten beginnen, oder sich ein Datenmodell nach eigenem Maß bauen. Das Marketing drängt meist in Richtung zwei, weil es ehrgeiziger klingt. Die Wirklichkeit ist langweiliger, und für viele Firmen lautet die richtige Antwort „Vorlage“.
Was für Sie gilt, klärt sich in fünf Minuten mit drei Fragen.
Frage 1: Machen Sie es genauso wie Ihre Wettbewerber?
Es geht nicht um Qualität, es geht um das Vorgehen. Würde jemand, der von einem Wettbewerber zu Ihnen wechselt, Ihren Prozess wiedererkennen?
Die Antwort „ja, wir machen es standardmäßig“ heißt, dass eine Vorlage vermutlich passt. Ein Standardprozess hat ein Standarddatenmodell, und jemand hat es bereits für Sie durchdacht.
Die Antwort „nein, wir machen es anders“ ist interessanter - aber Vorsicht vor der Falle. Die meisten Firmen glauben, sie machten es anders, und verwenden in Wahrheit nur andere Namen für dieselben Dinge. Ein wirklich abweichender Prozess zeigt sich an einem Schritt, einer Entität oder einer Regel, die es anderswo nicht gibt.
Frage 2: Wie viele Dinge führen Sie nebenbei in Tabellen?
Das ist der zuverlässigste Indikator des ganzen Tests, weil man ihn nicht mit Wunschdenken beantworten kann. Schauen Sie einfach, wie viele Tabellen oder Dokumente neben Ihrem Hauptsystem laufen.
- Null bis eins - das System passt zu Ihnen. Eine Vorlage funktioniert.
- Zwei bis drei - Grenzfall. Schauen Sie, was in diesen Tabellen steht; oft ist es eine fehlende Verknüpfung.
- Vier und mehr - Sie haben Ihr eigenes System in Tabellen und das Hauptwerkzeug ist ein Archiv. Eine Vorlage löst das nicht, denn diese Tabelle existiert genau deshalb, weil sie nicht in den Standard passt.
Frage 3: Wie oft ändert sich Ihr Prozess?
Nicht die Technik, nicht die Werkzeuge - die Art, wie Sie arbeiten.
Zuletzt vor fünf Jahren geändert. Ein stabiler Prozess verträgt eine fertige Lösung. Sich einmal anzupassen ist günstiger als selbst zu bauen.
Zweimal im Jahr. Neue Leistungsarten, andere Preislogik, neue Rollen. Dann lautet die Frage nicht, ob die Vorlage heute passt, sondern ob sie in achtzehn Monaten noch passt.
Drei Fragen, die es entscheiden
Antworten Sie für Ihre Firma, nicht für Ihre Branche. Zwei „nein“ von drei heißen, dass eine Vorlage drückt, bevor Sie sich daran gewöhnt haben.
Auswertung
| Antworten für ein eigenes Modell | Was zu tun ist |
|---|---|
| 0 von 3 | Nehmen Sie eine Vorlage und denken Sie nicht weiter darüber nach. |
| 1 von 3 | Vorlage plus einige Anpassungen. Prüfen Sie, ob Sie diese selbst schaffen. |
| 2 von 3 | Mit einer Vorlage starten, aber in einem Werkzeug, in dem das Datenmodell änderbar ist. |
| 3 von 3 | Bauen Sie Ihr eigenes Modell. Eine Vorlage wird nur eine Frustquelle. |
Beachten Sie die dritte Zeile. Das häufigste Ergebnis ist keines der Extreme - es ist „aus etwas Fertigem starten und anpassen“. Genau deshalb ist die wichtigste Eigenschaft eines Systems jene, über die in Angeboten nicht gesprochen wird: ob sich das Datenmodell ändern lässt, nachdem Sie darin zu arbeiten begonnen haben.
Die schlechteste Kombination
Eine Vorlage in einem Werkzeug, in dem sich nichts ändern lässt. Anfangs sieht es nach dem schnellsten Weg aus. Nach einem halben Jahr stellen Sie fest, dass Sie ein zweites System in Excel gebaut haben und keines von beiden aufgeben können.
Was vor der Entscheidung zu prüfen ist
Wie das Ergebnis auch ausfällt, diese drei Dinge lohnen sich vor der Unterschrift:
- Lässt sich ein eigenes Feld ergänzen? Und schafft es jemand aus dem Büro, oder ist es eine Anfrage an den Anbieter?
- Lassen sich zwei Datenbanken verbinden, die ursprünglich nichts miteinander zu tun hatten? Das ist der Test, der wirklich anpassbare Systeme von solchen trennt, die nur ein konfigurierbares Aussehen haben.
- Bekommen wir unsere Daten heraus? Jederzeit, strukturiert, ohne Aufpreis.
Wann es überhaupt Zeit ist, Tabellen zu verlassen, steht in Wann eine Tabelle nicht mehr reicht. Wie ein Datenmodell aussieht, das mit dem Team wächst, in Ein Datenmodell, das mit dem Team wächst. Eine Übersicht fertiger Lösungen nach Branche im Bereich Lösungen. Das gesamte Thema des App-Baus ohne Entwickler fasst der komplette Leitfaden zu No-Code und KI-Entwicklung zusammen.
Häufige Fragen zu Vorlage versus eigenem Modell
Können wir mit einer Vorlage starten und später wechseln?
Ja, und das ist der häufigste Weg - vorausgesetzt, Sie haben ein Werkzeug gewählt, in dem sich das Datenmodell bearbeiten lässt. Sonst heißt „später wechseln“ in Wahrheit: in ein anderes System umziehen.
Ist ein eigenes Modell nicht ein schwerer Einstieg?
Es ist meist ein Nachmittag Nachdenken darüber, was Ihre Hauptentitäten sind und wie sie zusammenhängen. Dieses Nachdenken erledigen Sie ohnehin irgendwann - die Frage ist nur, ob vor der Einführung oder nach einem halben Jahr Umgehen des Systems.
Woran merke ich, dass ich das Modell schlecht entworfen habe?
Daran, dass eine Tabelle daneben auftaucht. Das ist ein zuverlässiges Signal, dass im System ein Feld, eine Verknüpfung oder eine Ansicht fehlt - und zugleich eine genaue Anleitung, was zu ergänzen ist.