Relacyjna baza danych to sposób przechowywania danych w powiązanych tabelach (encjach), między którymi istnieją relacje - zamiast w izolowanych arkuszach, jak w Excelu. Rekord klienta łączy się ze zleceniami, które firma dla niego realizuje, a te dalej z fakturami czy zadaniami, bez konieczności ponownego przepisywania danych klienta gdziekolwiek indziej.
Główną zaletą względem pliku tabelarycznego jest spójność: gdy zmieni się numer telefonu klienta w jednym miejscu, widać to wszędzie tam, gdzie z tym klientem się pracuje - w zleceniach, fakturach i historii komunikacji. W Excelu trzeba by tę zmianę ręcznie powtórzyć w każdym arkuszu osobno, a to właśnie tam powstają błędy i niespójności.
Relacyjna baza danych to podstawa, na której opiera się większość systemów firmowych - CRM, ERP, zarządzanie projektami - ponieważ potrafi modelować rzeczywiste relacje między klientami, zleceniami, fakturami i ludźmi.
Zobacz też: Kiedy arkusz Excela przestaje wystarczać, Model danych, który rośnie razem z zespołem, Ewidencja i relacje (przegląd funkcji).