Model danych to projekt tego, jakie encje (klienci, zlecenia, faktury, zadania) firma ewidencjonuje w systemie, jakie pola śledzi przy każdej z nich i jak te encje są ze sobą powiązane. To plan, na którym opiera się każda aplikacja bazodanowa - podobnie jak projekt budowlany poprzedza samą budowę domu.
Dobry model danych dla systemu firmowego zwykle potrafi opisać całą działalność jako jedną spójną całość: klient ma zlecenia, zlecenie ma zadania i faktury, faktura ma pozycje i status płatności. Dzięki temu można odpowiadać na pytania, z którymi nie poradzą sobie osobne tabele - na przykład ile firma faktycznie zarobiła na kliencie w ostatnim roku, licząc wszystkie zlecenia razem.
Błąd, który firmy popełniają najczęściej, to projektowanie modelu danych tylko pod dzisiejszą potrzebę, bez uwzględnienia wzrostu. Dobry model potrafi za to dodać nowy typ rekordu (na przykład reklamację lub interwencję serwisową) bez konieczności przebudowy wszystkiego od zera.
Zobacz też: Model danych, który rośnie razem z zespołem, CRM na miarę bez programisty, Migracja z Excela lub Notion.