Una base de datos relacional es una forma de guardar los datos en tablas conectadas (entidades) entre las que existen relaciones - en lugar de hojas aisladas, como ocurre en Excel. El registro de un cliente se conecta con los encargos que la empresa hace para él, y estos a su vez con las facturas o las tareas, sin que los datos del cliente tengan que volver a copiarse en ningún sitio.
La principal ventaja frente a un archivo de hoja de cálculo es la consistencia: cuando cambia el teléfono de un cliente en un sitio, se refleja allí donde se trabaje con ese cliente - en encargos, facturas e historial de comunicación. En Excel, ese cambio habría que repetirlo a mano en cada hoja, que es justo donde aparecen los errores y las incoherencias.
Una base de datos relacional es la base sobre la que se construyen la mayoría de los sistemas de empresa - CRM, ERP, gestión de proyectos - porque puede modelar las relaciones reales entre clientes, encargos, facturas y personas.
Ver también: Cuándo una hoja de Excel deja de bastar, Un modelo de datos que crece con el equipo, Bases de datos y relaciones.