Una plantilla ya hecha es más rápida, más barata y para muchas empresas resulta totalmente suficiente. Para otras es el inicio de dos años de frustración. Tres preguntas que revelan la diferencia con fiabilidad, y qué hacer con la respuesta.
Hay dos formas de conseguir un sistema para su empresa. Coger una plantilla ya hecha y empezar a trabajar en ella, o construir un modelo de datos a su medida. El marketing suele empujar hacia la segunda opción, porque suena más ambiciosa. La realidad es más aburrida, y para muchas empresas la respuesta correcta es «plantilla».
La diferencia se puede averiguar en cinco minutos con tres preguntas.
Pregunta 1: ¿Lo hace igual que la competencia?
No se trata de calidad, se trata de método. Si a su empresa se incorporara alguien de la competencia, ¿reconocería su proceso?
La respuesta «sí, lo hacemos de forma estándar» significa que probablemente una plantilla le encaje. Un proceso estándar tiene un modelo de datos estándar, y alguien ya lo ha pensado por usted.
La respuesta «no, nosotros lo hacemos distinto» es más interesante - pero cuidado con la trampa. La mayoría de las empresas cree que lo hace distinto, cuando en realidad solo usa nombres diferentes para las mismas cosas. Un proceso realmente distinto se reconoce porque aparece un paso, una entidad o una regla que no existe en ningún otro sitio.
Pregunta 2: ¿Cuántas cosas lleva aparte en una hoja de cálculo?
Este es el indicador más fiable de toda la prueba, porque no se puede responder con buenos deseos. Simplemente mire cuántas hojas de cálculo o documentos funcionan en paralelo a su sistema principal.
- Cero o una - el sistema le encaja. La plantilla funcionará.
- Dos o tres - al límite. Mire qué hay en esas hojas; a menudo se trata de una sola relación que falta.
- Cuatro o más - tiene su propio sistema metido en hojas de cálculo, y la herramienta principal es solo un archivo. La plantilla no lo va a resolver, porque esa hoja de cálculo existe precisamente porque no encaja en el estándar.
Pregunta 3: ¿Con qué frecuencia cambia su proceso?
No la tecnología, no las herramientas - la propia forma en que trabaja.
La última vez que lo cambiamos fue hace cinco años. Un proceso estable aguanta bien una solución ya hecha. Adaptarse una sola vez sale más barato que construir algo propio.
Lo cambiamos dos veces al año. Se añaden tipos de servicios, cambian las tarifas, aparecen nuevos roles. En este caso la pregunta no es si la plantilla le encaja hoy, sino si le seguirá encajando dentro de dieciocho meses.
Tres preguntas que lo deciden
Responda pensando en su empresa, no en su sector. Dos «no» de tres significan que la plantilla se le quedará pequeña antes de que se acostumbre a ella.
Cómo interpretar el resultado
| Respuestas a favor de un modelo propio | Qué hacer |
|---|---|
| 0 de 3 | Coja una plantilla y no le dé más vueltas. Ahorrará tiempo y dinero. |
| 1 de 3 | Plantilla más algunos ajustes. Compruebe que puede hacer esos ajustes usted mismo. |
| 2 de 3 | Empiece con una plantilla, pero en una herramienta donde el modelo de datos se pueda cambiar. |
| 3 de 3 | Construya su propio modelo. La plantilla solo será una fuente de frustración. |
Fíjese en la tercera fila. El resultado más frecuente de la prueba no es ninguno de los dos extremos - es «empezar desde algo ya hecho y adaptarlo». Precisamente por eso la propiedad más importante de un sistema es la que nunca se menciona en las propuestas comerciales: si el modelo de datos se puede cambiar después de haber empezado a trabajar en él.
La peor combinación
Una plantilla en una herramienta donde no se puede cambiar nada. Al principio parece el camino más rápido. Medio año después descubre que ha construido un segundo sistema en Excel y no puede abandonar ninguno de los dos.
Qué comprobar antes de decidir
Sea cual sea el resultado, merece la pena averiguar estas tres cosas antes de firmar:
- ¿Se puede añadir un campo propio? ¿Y puede hacerlo alguien de la oficina, o es una petición que hay que hacer al proveedor?
- ¿Se pueden conectar dos bases de datos que originalmente no tenían relación entre sí? Esta es la prueba que separa los sistemas realmente adaptables de los que solo tienen un aspecto visual configurable.
- ¿Podemos sacar nuestros datos? En cualquier momento, en formato estructurado, sin coste adicional.
Cuándo tiene sentido dejar de usar hojas de cálculo lo analiza el artículo Cuándo una hoja de Excel deja de bastar. Cómo es un sistema cuyo modelo de datos crece con el equipo lo muestra el texto Un modelo de datos que crece con el equipo. Encontrará un resumen de soluciones ya hechas por sector en la sección Soluciones. Todo el tema de construir aplicaciones sin programador lo resume la guía completa de no-code y desarrollo con IA.
Preguntas frecuentes sobre elegir entre una plantilla y un modelo propio
¿Podemos empezar con una plantilla y pasar más adelante a un modelo propio?
Sí, y es el camino más habitual - siempre que haya elegido una herramienta donde se pueda editar el modelo de datos. Si no, «pasar más adelante» significa en realidad mudarse a otro sistema.
¿No es un modelo propio innecesariamente costoso para empezar?
Suele ser una tarde pensando en cuáles son sus entidades principales y cómo se relacionan entre sí. Ese ejercicio lo va a hacer tarde o temprano de todos modos - la única pregunta es si ocurre antes de implantar el sistema o medio año después, esquivando sus limitaciones.
¿Cómo sé que he diseñado mal el modelo?
Porque aparece una hoja de cálculo al lado. Es una señal fiable de que al sistema le falta un campo, una relación o una vista - y a la vez, una indicación precisa de qué hay que añadir.