A la pregunta «¿cuánto va a costar?» todo proveedor responde lo mismo: depende. Aquí tiene un rango concreto para tres caminos hacia un sistema de empresa, de qué se compone el precio y por qué la decisión se toma según la suma de tres años.
Pruebe a llamar a tres empresas de software y pregunte cuánto cuesta un registro de encargos para una empresa de diez personas. Recibirá tres versiones de la misma respuesta: «depende de los requisitos».
No es una evasiva - de verdad depende. Pero existe un rango en el que se mueven las empresas y, sobre todo, existe una forma de calcular el precio usted mismo antes de llamar a nadie.
Tres caminos hacia el mismo sistema
Desarrollo a medida (agencia o estudio). Redacta un briefing, recibe un presupuesto y en un plazo de tres a seis meses tiene una aplicación construida exactamente a su medida. Un presupuesto típico para un sistema de empresa de complejidad media empieza en torno a 16.000 € y en encargos más complejos supera los 40.000 €.
Un freelance con IA. Entrada más barata, arranque más rápido. Una sola persona con herramientas de IA hace hoy en pocas semanas lo que antes llevaba meses. El coste de entrada suele estar entre 6.000 € y 12.000 €. El riesgo está concentrado en una sola persona.
Una plataforma no-code. Monta el sistema a partir de bloques ya hechos y paga una suscripción. El coste inicial es sobre todo su tiempo - normalmente días, no meses. El coste anual para un equipo pequeño se sitúa en los pocos miles de euros.
De qué se compone el precio (y qué se le olvida a la gente)
La primera factura no es el precio. El precio es la suma de estas partidas:
- Análisis y especificación. En el desarrollo a medida suele ser el 10-20 % del presupuesto y es la parte que no se puede saltar.
- La construcción en sí. Lo que normalmente pensamos que es «el precio» cuando preguntamos.
- Implantación y formación. Hay que migrar los datos y formar a las personas. Casi siempre más trabajo del que nadie esperaba.
- Cambios. No «por si acaso», sino con seguridad. La empresa cambia y el sistema tiene que seguirla.
- Operación. Hosting, copias de seguridad, actualizaciones, disponibilidad.
- Riesgo de dependencia de una persona. Qué pasa cuando desaparece quien conoce el sistema.
Las últimas tres partidas casi nunca aparecen en el presupuesto. Y son precisamente las que deciden el resultado.
El precio que le dan es el precio del primer año
El año 2 y el año 3 no aparecen en el presupuesto. Y es justo ahí donde se decide qué camino salió más barato.
La suma a tres años
Caso modelo: una empresa de diez personas necesita un registro de encargos con facturación, control de plazos y partes de horas. Las cifras son orientativas y sirven para comparar proporciones, no como una lista de precios.
| Partida | Desarrollo a medida | Freelance + IA | Plataforma no-code |
|---|---|---|---|
| Año 1 (construcción) | ~34.000 € | ~8.800 € | ~3.800 € |
| Año 2 (cambios + operación) | ~7.200 € | ~7.600 € | ~3.800 € |
| Año 3 (cambios + operación) | ~7.200 € | ~9.600 € | ~3.800 € |
| Total a 3 años | ~48.000 € | ~26.000 € | ~11.500 € |
| Quién hace los cambios | El proveedor | Una sola persona | Cualquiera del equipo |
| Riesgo | Dependencia del proveedor | Dependencia de una persona | Dependencia de la plataforma |
Fíjese en la segunda fila del freelance. El precio de entrada es el más bajo, pero los costes suben - el código generado hay que mantenerlo, y cada año se acumulan más cosas que nadie conoce en detalle. Lo analiza con más profundidad el artículo La IA le escribirá la aplicación. Pero ¿quién la reparará dentro de un año?.
Cuidado con la partida que nunca aparece en el presupuesto
Cuánto cuesta una hora de trabajo en un cambio y con qué rapidez lo hace el proveedor. Un sistema en el que añadir un campo tarda tres semanas y cuesta 600 € le acaba enseñando a dejar de pedir cambios - y a volver a Excel.
Cuándo el desarrollo a medida realmente compensa
No tiene sentido afirmar que el desarrollo propio nunca tiene sentido. Sí lo tiene, en tres situaciones:
- El software es su producto. Lo vende, o es su ventaja competitiva. Entonces tiene que ser dueño de él.
- Tiene un requisito que ninguna plataforma cubre. Cálculos no triviales, hardware específico, volúmenes de datos extremos.
- Tiene su propio equipo de desarrollo. Entonces el mantenimiento es capacidad interna, no un coste externo.
Pero si lo que está construyendo es un sistema que simplemente tiene que llevar bien los encargos, los clientes, los plazos y el dinero, está en la categoría en la que el desarrollo propio suele ser una forma más cara de llegar al mismo resultado.
Cómo calcular su propia cifra
Antes de llamar a nadie, anote estas cuatro cosas:
- Cuántas personas van a usar el sistema y en qué roles.
- Cuántos tipos distintos de registros necesita (encargos, clientes, facturas, partes de horas…).
- Qué debe ocurrir solo - qué correos, avisos, documentos.
- Cuántas veces al año cambia su proceso.
Esa cuarta respuesta es la más importante y la que más se salta. Una empresa que cambia su proceso dos veces al año necesita un tipo de solución distinto al de una que no lo ha cambiado en cinco.
Puede ver los precios actuales de Apexloop en la página de Precios. Cuánto le cuestan a una empresa las herramientas dispersas, incluso antes de plantearse un sistema propio, lo analiza el artículo Cuánto le cuestan a una empresa las herramientas dispersas. Todo el proceso de implantar un sistema propio lo recoge la guía del sistema de empresa a medida.
Preguntas frecuentes sobre el precio de un sistema de empresa
¿Por qué los proveedores no publican precios en su web?
Porque el rango es enorme - el mismo encargo puede suponer 8.000 € o 60.000 € según el número de roles, integraciones y excepciones. Cualquier cifra que pusieran induciría a error en la mayoría de las consultas.
¿El no-code siempre es más barato?
No. Para necesidades muy sencillas puede bastar una hoja de cálculo gratuita, y para encargos realmente específicos el desarrollo propio puede ser el único camino. El no-code sale mejor parado en ese amplio término medio - los sistemas de empresa que están hechos para cambiar junto con la empresa.
¿Qué pasa si más adelante queremos llevarnos el sistema a otro sitio?
Pregunte por la exportación de datos antes de firmar. Debería poder obtener los datos en formato estructurado en cualquier momento y sin coste adicional - tanto en un desarrollo propio como en una plataforma. Si la respuesta es otra, es una señal de alarma.