Tres cambios concretos que en un CRM estándar significan un tique de soporte y una espera: añadir un campo propio, reordenar las fases de venta y ocultar los precios a parte del equipo. Así son cuando son solo un ajuste.
La mayoría de las empresas no se pelea con su CRM por las cosas grandes. Se pelea por tres pequeñeces que no se pueden hacer: un campo que falta, el orden equivocado de las fases y que el comercial vea los precios de compra.
Este artículo muestra cómo son esos tres cambios cuando son un ajuste y no una petición al proveedor. En total llevan unos veinte minutos y no necesita a nadie técnico.
Cambio 1: añadir el campo «Origen de la solicitud»
Por qué lo quiere. Sin este campo no puede responder a la pregunta que decide el presupuesto de marketing: ¿de dónde vienen los encargos que de verdad dan dinero?
Cómo se hace. En la base de datos de oportunidades añade una columna nueva de tipo «Selección» y rellena las opciones: Recomendación, Web, Feria, Contacto en frío, Cliente recurrente. Listo.
A partir de ese momento, cada nueva solicitud lleva un origen, y en tres meses tiene su primer dato útil. En un año tiene una base para decidir.
Qué le pasa a los datos existentes. Nada. Los registros existentes tendrán el campo vacío y podrá rellenarlo cuando vuelva a ellos - o nunca.
Cambio 2: fases según su proceso
Por qué lo quiere. El pipeline por defecto de cualquier CRM se parece siempre: Solicitud → Oferta → Negociación → Firmado. Pero usted tiene entre la solicitud y la oferta una visita técnica al cliente, y esa es la fase donde se le atascan la mayoría de los encargos.
Si no está en el informe, no ve que se quedan atascados ahí.
Cómo se hace. Añade el valor «Visita técnica» a la columna de estados y lo mueve al segundo lugar. El kanban se redibuja solo; los registros existentes se quedan donde estaban.
Un pequeño detalle que merece mención. Quitar las fases que nadie usa es igual de útil. Un pipeline con cinco pasos reales se entiende mejor que uno con ocho teóricos.
Tres cambios que en otro sitio significan un tique de soporte
Un campo nuevo, fases reordenadas y una columna de precio oculta. Todo ajustes, sin desarrollo, sin esperar al proveedor.
Cambio 3: quién ve el valor del encargo
Por qué lo quiere. No es cuestión de desconfianza. Es que un comercial que trabaja a comisión no tiene motivo para ver los precios de compra, un empleado eventual no debería ver los contactos de todos los clientes, y un colaborador externo solo debería ver sus propios encargos.
Cómo se hace. En la columna «Valor» configura qué roles pueden verla. Cambia el rol Comercial a oculto. La columna desaparece de la tabla, del detalle del registro, de las exportaciones y de las vistas - en todas partes, no solo en pantalla.
A qué prestar atención. Ocultar una columna y restringir el acceso a toda una base de datos son dos cosas distintas. La primera resuelve «qué ve dentro de un registro», la segunda «a qué registros llega siquiera». La mayoría de las empresas necesita ambas cosas, solo que en sitios distintos.
Una prueba que le dice más que una demo
Cuando pruebe cualquier sistema, intente hacer justo estas tres cosas en la primera hora. Si puede hacerlo usted mismo, podrá seguir haciéndolo dentro de dos años. Si se topa con un «escríbanos y se lo configuramos», ya sabe cómo será cada cambio futuro.
Qué cambia realmente con esto
En apariencia son tres pequeñeces. En la práctica cambian la relación con el sistema.
Deja de acostumbrarse al rodeo. La mayoría de las empresas se acostumbra a un campo que falta llevándolo en otro sitio. Cuando se puede añadir, deja de crearse ese segundo registro paralelo.
Los cambios dejan de ser un acontecimiento. Cuando un ajuste lleva tres minutos, se hace en cuanto hace falta. Cuando lleva tres semanas y cuesta 600 €, se hace una vez al año, y solo el más urgente.
El sistema sigue a la empresa, no al revés. El proceso cambia: aparece un nuevo tipo de servicio, cambia la forma de fijar precios, llega un rol nuevo. El sistema que se adapta a eso sigue siendo útil. El que no, se va vaciando poco a poco.
Por qué un CRM estándar acaba convirtiéndose en un sistema que nadie abre lo explica el artículo Está pagando un CRM que usa un 20 % del tiempo. El procedimiento completo para construir su propio CRM está en la guía CRM a medida sin programador. Los detalles sobre roles y visibilidad de datos están en la página Permisos y roles. Todo el proceso de elegir un CRM, desde la preparación hasta las preguntas al proveedor, lo cubre la guía para elegir un CRM.
Preguntas frecuentes sobre cambios en el CRM
¿Esto no estropea los datos que ya hay en el sistema?
Añadir un campo o cambiar el nombre de una fase no toca los registros existentes - el campo nuevo simplemente queda vacío en ellos. La precaución es necesaria solo al eliminar columnas o cambiar el tipo de un campo, donde el sistema le avisa de las consecuencias.
¿Quién debería tener permiso para hacer este tipo de cambios?
En la práctica funciona bien tener uno o dos «administradores del workspace» - normalmente alguien de administración u operaciones que entiende el proceso. El resto tiene roles normales sin permiso para cambiar la estructura.
¿Y si necesitamos un campo realmente atípico?
Hay disponibles más de veinte tipos de columna, incluidas fórmulas, relaciones con otras bases de datos, firma o archivos. Si ni siquiera eso basta, queda la conexión mediante webhooks y API
- pero en los registros habituales de una empresa rara vez se llega a eso.