Antes de confiar los datos de su empresa a cualquier sistema, merece la pena saber dónde termina su responsabilidad y dónde empieza la del proveedor. Resumimos qué preguntar y de qué debería tener la certeza.
La pregunta «¿es seguro?» surge con cualquier sistema al que una empresa confía sus datos - y es la pregunta correcta. El problema es que la respuesta suele ser demasiado genérica («sí, claro») o tan técnica que no ayuda a nadie a decidir de verdad. Es más útil dividir la seguridad en preguntas concretas y verificables.
Tres preguntas cuya respuesta debería conocer
Quién hace copias de seguridad de los datos y con qué frecuencia. En una aplicación en la nube, las copias de seguridad deberían formar parte de la plataforma, no algo que cada equipo tenga que resolver por su cuenta exportando a un archivo.
Quién del equipo ve y puede modificar qué. Una contraseña compartida de un solo archivo no es control de acceso - un permiso real significa que cada persona del equipo ve solo lo que le corresponde, según su rol.
Si se puede ver a posteriori quién cambió qué. Cuando algo sale mal (un valor incorrecto, un registro borrado), debería existir una forma de averiguar quién lo hizo y cuándo - sin esta trazabilidad, el error solo se corrige, pero nunca se llega a saber por qué ocurrió.
De qué debería tener la certeza en cualquier sistema de empresa
Tres preguntas básicas que cualquier proveedor de un sistema de empresa debería poder responder con claridad, sin importar cómo lo resuelva técnicamente.
Qué tiene resuelto la plataforma por usted
El control de acceso por rol, no por contraseña compartida, es una de las cosas que Apexloop resuelve directamente - los permisos se configuran a nivel de página, de base de datos y de columna individual, y se heredan automáticamente en las subpáginas, así que no tiene que configurarlos para cada encargo o cliente por separado. Lo explicamos en detalle en el artículo sobre los permisos de acceso.
Para preguntas concretas sobre copias de seguridad e infraestructura, que varían según el tipo de implementación y el plan, le recomendamos reservar una llamada breve - recibirá una respuesta precisa para su caso concreto, no una declaración genérica.
Qué preguntar, sea cual sea el sistema que valore
Con independencia de si está considerando Apexloop o cualquier otra cosa, merece la pena preguntar a cada proveedor las mismas tres cosas: con qué frecuencia y dónde se hacen las copias de seguridad, cómo se controla el acceso de cada persona del equipo, y si el historial de cambios es rastreable. Una respuesta de «no lo sabemos» o una respuesta evasiva ya es, en sí misma, información útil.
Preguntas frecuentes sobre copias de seguridad y seguridad de los datos
¿Tengo que ocuparme yo mismo de las copias de seguridad, o lo hace la plataforma?
En una aplicación en la nube, las copias de seguridad deberían formar parte de la plataforma. Para conocer los detalles exactos según su plan y tipo de implementación, contacte directamente con nosotros - con gusto lo repasamos para su caso concreto.
¿Cómo sé quién del equipo modificó un registro concreto?
El historial de cambios de un registro muestra quién modificó un valor y cuándo, lo cual es el requisito básico no solo para corregir un error, sino para entender por qué ocurrió.
¿Es más seguro tener los datos en Excel en su propio ordenador, o en una aplicación en la nube?
Un archivo local sin control de acceso y sin copia de seguridad es más vulnerable a la pérdida de datos (una avería del disco, un borrado accidental) y a que tenga acceso cualquiera que consiga el archivo en sí. Una aplicación en la nube con control de acceso por rol y copias de seguridad centralizadas reduce mucho este riesgo.