Vencimiento de un contrato, fecha límite de una factura o plazo de un encargo que se acerca - le mostramos cómo construir una automatización que avise con antelación, no el día en que ya es tarde.
Un plazo perdido casi nunca surge por descuido - surge porque nadie se acordó de él el día correcto. Un calendario mental o una nota en un cuaderno funcionan hasta que se acumulan más plazos de los que una sola persona puede controlar. La solución no es vigilar los plazos con más cuidado, sino dejar que los vigile el sistema.
La fórmula básica: tiempo más condición
El control de plazos se puede construir con dos bloques que suelen combinarse:
Disparador temporal - la automatización se ejecuta de forma periódica (por ejemplo, cada día a las 8:00) y recorre los registros relevantes.
Condición - en cada registro comprueba si queda menos del número de días indicado hasta el plazo (por ejemplo, 30 días para el vencimiento de un contrato, 7 días para el vencimiento de una factura).
Si la condición se cumple, la automatización envía un aviso - a usted, a un compañero o directamente al cliente.
Un plazo que se acerca dispara el aviso solo.
Un disparador temporal comprueba los plazos cada día, una condición decide si ya toca avisar, y el aviso sale sin que nadie vigile el calendario a mano.
Qué plazos se controlan típicamente así
- Vencimientos de contratos - un aviso con suficiente antelación para renovar o rescindir el contrato a tiempo.
- Vencimientos de facturas - un recordatorio al cliente antes del vencimiento y, si hace falta, escalado después.
- Plazos de encargos - control de un plazo que se acerca antes de que se vuelva urgente.
- Renovación de certificados, licencias o revisiones - plazos que se repiten periódicamente y se pierden con facilidad en el día a día.
Un plazo vencido no debería desaparecer sin dejar rastro
Además del aviso antes del plazo, merece la pena vigilar también qué pasa cuando un plazo ya se ha cumplido sin respuesta. Un registro vencido o caducado debería quedar visiblemente diferenciado - con otro color, una etiqueta o su propia vista - para que no se pierda entre el resto de registros activos.
Cómo configurar una escalada
Para los plazos más importantes tiene sentido añadir un segundo paso: si nadie responde en el tiempo indicado tras el primer aviso, la automatización envía otro - esta vez, quizá, a un responsable o a todo el equipo. Este patrón (aviso → espera → escalada) se puede construir con los mismos bloques que el primer aviso, solo con una segunda condición añadida.
Preguntas frecuentes sobre el control de plazos
¿Con cuánta antelación debería llegar el aviso de un plazo?
Depende del tipo de plazo - para el vencimiento de una factura suele ser habitual entre 3 y 7 días antes, mientras que para el vencimiento de un contrato o una licencia es más bien 30 días, para dejar tiempo de reaccionar o renovar.
¿Se puede enviar el aviso también al cliente, no solo al equipo interno?
Sí, la misma automatización puede enviar un mensaje tanto dentro de la empresa como directamente al cliente - por ejemplo, un recordatorio antes del vencimiento de una factura.
¿Qué pasa si nadie se da cuenta del plazo ni siquiera después del aviso?
Para este caso se añade un paso de escalada - una segunda condición que, una vez transcurre otro plazo sin respuesta, envía el aviso más arriba, por ejemplo a un responsable o a todo el equipo.