Eine relationale Datenbank speichert Daten in verknüpften Tabellen (Entitäten), zwischen denen Beziehungen (Relationen) bestehen - statt in isolierten Blättern wie in Excel. Der Datensatz eines Kunden wird mit den Aufträgen verknüpft, die das Unternehmen für ihn ausführt, und diese wiederum mit Rechnungen oder Aufgaben, ohne dass die Kundendaten irgendwo erneut abgetippt werden müssen.
Der Hauptvorteil gegenüber einer Tabellendatei ist Konsistenz: Ändert sich die Telefonnummer eines Kunden an einer Stelle, zeigt sich das überall, wo mit diesem Kunden gearbeitet wird - bei Aufträgen, Rechnungen und in der Kommunikationshistorie. In Excel müsste diese Änderung manuell in jedem Blatt wiederholt werden - genau dort entstehen Fehler und Widersprüche.
Eine relationale Datenbank ist die Grundlage, auf der die meisten Unternehmenssysteme stehen - CRM, ERP, Projektmanagement -, weil sie reale Beziehungen zwischen Kunden, Aufträgen, Rechnungen und Personen abbilden kann.
Siehe auch: Wann eine Excel-Tabelle nicht mehr reicht, Ein Datenmodell, das mit dem Team wächst, Datenbanken und Beziehungen.