Ein Datenmodell legt fest, welche Entitäten (Kunden, Aufträge, Rechnungen, Aufgaben) ein Unternehmen im System erfasst, welche Felder es bei jeder davon führt und wie diese Entitäten miteinander verknüpft sind. Es ist der Plan, auf dem jede Datenbankanwendung steht - ähnlich wie der Bauplan dem eigentlichen Hausbau vorausgeht.
Ein gutes Datenmodell für ein Unternehmenssystem kann den gesamten Betrieb meist als ein zusammenhängendes Ganzes beschreiben: Ein Kunde hat Aufträge, ein Auftrag hat Aufgaben und Rechnungen, eine Rechnung hat Positionen und einen Zahlungsstatus. Dadurch lassen sich Fragen beantworten, an denen einzelne Tabellen nebeneinander scheitern - etwa wie viel ein Kunde dem Unternehmen im letzten Jahr über alle Aufträge hinweg tatsächlich eingebracht hat.
Der Fehler, den Unternehmen am häufigsten machen, ist, ein Datenmodell nur für den heutigen Bedarf zu entwerfen und Wachstum nicht mitzudenken. Ein gutes Modell hingegen kann einen neuen Datensatztyp (etwa Reklamation oder Serviceeinsatz) ergänzen, ohne alles von Grund auf neu aufbauen zu müssen.
Siehe auch: Ein Datenmodell, das mit dem Team wächst, Individuelles CRM ohne Entwickler, Migration von Excel oder Notion.