Le kanban affiche les enregistrements sous forme de cartes réparties en colonnes selon l'étape où ils se trouvent - par exemple « Nouvelle demande », « Devis envoyé », « En réalisation », « Terminé » pour des dossiers, ou « À faire », « En cours », « Terminé » pour des tâches. Déplacer une carte entre les colonnes (généralement en la faisant glisser à la souris) correspond à un changement de statut de l'enregistrement.
La méthode vient de la gestion de production (le mot japonais « kanban » désigne une étiquette visuelle) et s'est répandue dans les logiciels pour sa clarté - on voit d'un coup d'œil où ça bloque, sans avoir à compter ni à filtrer quoi que ce soit.
Dans une application de base de données, le kanban n'est qu'une vue parmi d'autres sur les mêmes données - le même enregistrement de dossier qu'un commercial voit comme une carte sur le kanban peut être suivi par le service financier comme une ligne dans un tableau, avec les mêmes valeurs, simplement affichées différemment.
Voir aussi : Qu'est-ce qu'une vue, Un gestionnaire de tâches n'est pas un système, À quoi ressemble un CRM que vous modifiez vous-même.