Le chiffre d'affaires d'un projet, tout le monde le connaît. La marge, presque personne - parce que les heures passées et le montant facturé vivent dans des outils différents. Comment relier deux chiffres que vous avez déjà, et pourquoi le résultat inquiète la plupart des entreprises.
Demandez dans votre agence ce qu'a rapporté la dernière grosse mission. Vous obtiendrez le chiffre de la facture. Demandez ce qu'il en est resté - et c'est le silence, ou « il faudrait que je calcule ».
Ce silence n'est pas de la négligence. C'est la conséquence du fait que deux chiffres qui vont ensemble se trouvent dans des outils différents.
Pourquoi la rentabilité se calcule après coup
La facture est en comptabilité. Les heures dans l'outil de projets ou un tableur. Les taux internes des rôles, seul le dirigeant les connaît. Pour qu'une marge existe, quelqu'un doit assembler tout cela à la main.
Et comme c'est du travail, cela se fait soit une fois par trimestre, soit au moment où quelque chose déraille. Les deux sont trop tard : la mission est finie, le prix était convenu, rien n'est modifiable.
Une rentabilité que vous apprenez après la livraison est une statistique. Une rentabilité que vous voyez pendant est du pilotage.
Ce qu'il faut mesurer
Étonnamment peu. Trois choses, et toutes les trois existent déjà :
- Ce que nous avons facturé (ou le prix convenu)
- Combien d'heures chacun a passées sur cette mission précise
- Le taux interne de chaque rôle - non pas ce que vous facturez au client, mais ce que cette heure vous coûte
Quand ces trois éléments vivent dans un même système, la marge n'est pas un rapport. C'est une colonne.
Le chiffre d'affaires, tout le monde le connaît. La marge, presque personne.
7 200 € sur la facture, cela paraît bien. Après déduction de 214 heures passées, il en reste 17 %.
Un exemple type qui colle à la plupart des agences
Une refonte de site, prix convenu 7 200 €. Répartition du travail :
| Rôle | Heures | Taux interne | Coût |
|---|---|---|---|
| Création | 62 h | 28 € | 1 736 € |
| Développement | 104 h | 32 € | 3 328 € |
| Gestion de projet | 48 h | 19 € | 912 € |
| Total | 214 h | 5 976 € |
Il reste 1 224 €, soit une marge de 17 %. Avant frais de structure, temps commercial et toutes les heures que personne n'a saisies.
Ce n'est pas une catastrophe - c'est un chiffre normal. La catastrophe, c'est de l'apprendre en décembre après avoir chiffré douze autres missions selon la même formule toute l'année.
La cause la plus fréquente d'une marge négative
Ce n'est pas un mauvais prix, ce sont les heures non saisies. Le travail que personne n'a noté apparaît dans la marge comme du profit - jusqu'à ce que quelqu'un remarque que l'équipe est saturée alors que « tout rapporte ».
À quoi ressemble un suivi en continu
Quand les relevés d'heures sont rattachés à la mission, la marge se suit au fil de l'eau. Concrètement, trois vues valent la peine :
Missions sous le seuil. Un filtre sur les missions en cours dont la marge est passée sous un pourcentage fixé. Cette vue devrait s'ouvrir chaque semaine.
Estimation contre réel. Combien d'heures étaient prévues et combien il y en a. L'écart dit si le problème est né au chiffrage ou à la réalisation.
Rentabilité par type de travail. La marge cumulée de toutes les missions de même nature. Presque chaque agence découvre ainsi qu'une de ses prestations subventionne durablement les autres.
Que faire quand le chiffre est mauvais
Une marge faible ou négative a généralement une des quatre causes suivantes, et chacune appelle une réaction différente :
- Mal chiffré. La solution est dans le devis, pas dans la réalisation. Avoir des missions comparables avec des heures réelles aide.
- Périmètre qui a débordé. Le client a rajouté et personne n'a facturé. Solution : enregistrer les travaux supplémentaires comme lignes distinctes, tout de suite.
- Réalisation inefficace. Cela a pris plus longtemps que prévu. Cette solution est dans l'équipe.
- Le mauvais type de mission. Certains travaux ne rapportent tout simplement pas. Ne plus les prendre, ou les chiffrer autrement.
Sans le chiffre, vous ne pouvez faire aucune des quatre.
Un guide pratique de la saisie des temps est dans Saisir les temps sans tableur. À quoi ressemble le reporting sur données vivantes, voyez Reporting via colonnes de vue et formules. Détails sur la mesure du temps sur la page Suivi du temps. Tout le cycle de vie d'une mission est mené par le guide du pilotage des missions et de la rentabilité.
Questions fréquentes sur la rentabilité des missions
Et si l'équipe refuse de saisir ses temps ?
Ce n'est généralement pas un refus de la mesure, mais de l'outil. Quand la saisie est un clic sur la tâche en cours, la résistance disparaît le plus souvent. Avec un tableur séparé en fin de mois, elle ne disparaît jamais.
Devons-nous changer notre facturation ?
Non. Le logiciel comptable reste où il est. Pour la marge, il suffit que le système connaisse le montant convenu ou facturé sur la mission - un champ.
Comment fixer le taux interne d'un rôle ?
Le calcul honnête le plus simple : le coût employeur annuel de la personne (charges comprises) divisé par les heures réellement travaillées dans l'année. Le résultat est nettement supérieur au taux horaire brut - et c'est précisément ce montant qu'une mission doit couvrir.