Un tableur Excel partagé pour suivre les heures fonctionne tant qu'une seule personne à la fois y écrit. Voici comment faire en sorte que les relevés se créent automatiquement sur la tâche elle-même, sans saisie manuelle dans un fichier partagé.
Le suivi du temps via un tableur Excel partagé a le même problème que n'importe quel autre tableur partagé - ça fonctionne pour une personne, mais à mesure que l'équipe grandit s'accumulent les versions en conflit, les lignes oubliées et les questions du type « combien d'heures sont déjà comptabilisées sur ce projet ». La solution n'est pas de surveiller le tableur plus soigneusement, mais de laisser les relevés se créer automatiquement, là où le travail se fait réellement.
Un chronomètre directement sur la tâche
Au lieu de saisir à la main dans un fichier partagé, il suffit d'avoir sur chaque tâche un bouton démarrer/pause/arrêter. La personne lance le chronomètre quand elle commence à travailler sur la tâche, l'arrête quand elle a fini - et un relevé du temps travaillé se crée tout seul, rattaché à cette tâche précise et à cette personne.
Le relevé s'inscrit tout seul, pas à la main
La différence clé par rapport à un tableur, c'est où le temps atterrit réellement. Chaque arrêt du chronomètre crée une ligne dans le tableau des relevés - avec la tâche, la personne, la date et la durée - sans que personne n'ait à la ressaisir à la main. Une vue filtrée directement sur la tâche montre alors seulement ses propres relevés, ce qui permet de voir immédiatement combien d'heures y ont réellement été consacrées.
Le relevé s'inscrit seul dans le tableau, et reste rattaché à la tâche.
Le chronomètre s'arrête, le relevé s'inscrit dans le tableau partagé et reste en même temps visible directement sur la tâche, via une vue filtrée sur ses propres enregistrements.
Ce qu'on peut construire ensuite à partir des relevés
Une fois que les relevés sont des données structurées, et non des lignes dans un cahier, on peut construire dessus :
- Somme des heures travaillées par commande - pour facturer selon le temps réellement travaillé.
- Aperçu de la charge de l'équipe - combien d'heures chacun a réparties par semaine entre les projets.
- Comparaison entre estimation et réalité - combien d'heures étaient prévues pour une tâche par rapport à combien elle a réellement pris.
Aucune de ces choses ne peut se construire de façon fiable sur un tableur tenu à la main, car il n'offre aucune garantie que tous les enregistrements y figurent vraiment, ni qu'ils sont saisis de façon cohérente.
Quand ça vaut la peine de changer
Le signal qu'un suivi manuel ne suffit plus ressemble à celui de n'importe quel autre tableur partagé : plus de deux ou trois personnes écrivent dans le même fichier, une ligne manque de temps en temps, ou la question « combien de temps avons-nous vraiment passé là-dessus » se pose et la réponse met plus de temps qu'elle ne le devrait.
L'agence qui sait ce qu'elle a vraiment gagné sur chaque mission reprend cette question - l'article montre comment transformer heures passées et montant facturé en marge. Tout le cycle de vie d'une mission est mené par le guide du pilotage des missions et de la rentabilité.
Questions fréquentes sur le suivi du temps
Chaque membre de l'équipe doit-il démarrer le chronomètre manuellement ?
Oui, le chronomètre est démarré et arrêté par la personne qui travaille sur la tâche - c'est justement la différence par rapport à une saisie rétroactive des heures, qui a tendance à être imprécise.
Peut-on retrouver a posteriori combien de temps a été consacré à une tâche précise ?
Oui, la vue filtrée sur la tâche affiche uniquement ses propres relevés, ce qui permet de voir le total exact à tout moment, sans parcourir tout le tableau partagé.
Le temps travaillé peut-il être relié directement à la facturation ?
Oui, la somme des relevés sur une commande peut servir de base à l'émission automatique d'une facture selon les heures réellement travaillées.