Avant de confier les données de votre entreprise à un système, il vaut la peine de savoir où s'arrête votre responsabilité et où commence celle du prestataire. Nous résumons quoi demander et de quoi vous devriez être sûr.
La question « est-ce sûr » se pose pour tout système auquel une entreprise confie ses données - et c'est la bonne question. Le problème, c'est que la réponse est souvent soit trop générale (« oui, bien sûr »), soit tellement technique qu'elle n'aide personne à vraiment décider. Il est plus utile de découper la sécurité en questions concrètes et vérifiables.
Trois questions dont vous devriez connaître la réponse
Qui sauvegarde les données, et à quelle fréquence. Pour une application cloud, la sauvegarde devrait faire partie de la plateforme, pas quelque chose que chaque équipe doit gérer séparément par son propre export vers un fichier.
Qui dans l'équipe voit et peut modifier quoi. Un mot de passe partagé pour un seul fichier n'est pas un contrôle d'accès - une vraie permission signifie que chaque personne de l'équipe ne voit que ce qui la concerne, selon son rôle.
Si l'on peut voir a posteriori qui a changé quoi. Quand quelque chose se passe mal (une valeur erronée, un enregistrement supprimé), il devrait exister un moyen de savoir qui l'a fait et quand - sans cette traçabilité, on ne fait que corriger l'erreur, sans jamais comprendre pourquoi elle est survenue.
Ce dont vous devriez être sûr pour tout système d'entreprise
Trois questions de base auxquelles tout prestataire de système d'entreprise devrait pouvoir répondre clairement, quelle que soit la solution technique retenue.
Ce que la plateforme résout déjà pour vous
Le contrôle d'accès par rôle, et non par mot de passe partagé, fait partie des choses qu'Apexloop résout directement - les permissions se configurent au niveau de la page, de la base de données et de chaque colonne, et s'héritent automatiquement dans les sous-pages, si bien que vous n'avez pas à les configurer pour chaque commande ou client séparément. Nous le détaillons dans l'article sur les droits d'accès.
Pour les questions précises sur les sauvegardes et l'infrastructure, qui varient selon le type de déploiement et la formule, nous recommandons de réserver un court appel - vous obtiendrez une réponse précise pour votre cas concret, pas une déclaration générale.
Quoi demander, quel que soit le système envisagé
Que vous envisagiez Apexloop ou tout autre outil, il vaut la peine de poser les trois mêmes questions à chaque prestataire : à quelle fréquence et où sont faites les sauvegardes, comment est contrôlé l'accès de chaque personne de l'équipe, et si l'historique des modifications est traçable. Une réponse « nous ne savons pas » ou une réponse évasive est déjà, en soi, une information utile.
Le même type de questions, mais pour les outils d'IA - où vont les données, qui les détient et si l'on s'entraîne dessus - se trouve dans Vous versez des données d'entreprise dans une IA. Où vont-elles ?.
Questions fréquentes sur les sauvegardes et la sécurité des données
Dois-je gérer moi-même les sauvegardes, ou est-ce la plateforme qui s'en charge ?
Pour une application cloud, la sauvegarde devrait faire partie de la plateforme. Pour les détails précis selon votre formule et votre type de déploiement, contactez-nous directement - nous en discutons volontiers sur votre cas concret.
Est-il plus sûr d'avoir les données dans Excel sur son propre ordinateur, ou dans une application cloud ?
Un fichier local sans contrôle d'accès et sans sauvegarde est plus vulnérable à la perte de données (panne de disque, suppression) et au fait que quiconque met la main sur le fichier lui-même y a accès. Une application cloud avec contrôle d'accès par rôle et sauvegardes centralisées réduit nettement ce risque.
Comment savoir qui dans l'équipe a modifié un enregistrement précis ?
L'historique des modifications d'un enregistrement montre qui a modifié une valeur et quand, ce qui est la condition de base non seulement pour corriger une erreur, mais aussi pour comprendre pourquoi elle s'est produite.