Vous recopiez encore à la main le nom du client, l'adresse et le montant dans un contrat ou un devis ? Voici comment générer les documents directement à partir des données de l'enregistrement, via un modèle avec des espaces réservés.
Un contrat, un procès-verbal ou un devis ont presque toujours la même structure - seules les données concrètes changent : nom du client, adresse, lignes, montant, date. Pourtant, dans la plupart des entreprises, ces données sont encore recopiées à la main de la base de données vers le document, à chaque fois. On peut inverser la logique : le document naît des données, pas l'inverse.
Un modèle avec des espaces réservés comme base
Le principe est simple. Dans le modèle de document, au lieu d'un texte fixe, on insère des espaces réservés - par exemple {{nom}}, {{adresse}} ou {{montant_total}}. Au moment où le modèle est appliqué à un enregistrement précis, les espaces réservés sont remplacés par les valeurs réelles de cet enregistrement. Un seul modèle peut ainsi générer un nombre quelconque de documents différents, toujours avec des données correctes et à jour.
Comment les espaces réservés se remplissent tout seuls
Remplir les espaces réservés n'est pas une étape manuelle - cela se produit automatiquement au moment où le document est généré à partir de l'enregistrement. Si une automatisation intervient en plus dans le processus, on peut ajouter une autre étape avant la génération, comme insérer une image, un QR code de paiement, ou fusionner plusieurs documents source en un seul PDF final.
Une automatisation y ajoute une image et génère un seul PDF.
Le modèle se remplit avec les données de l'enregistrement, une automatisation y ajoute une image ou une pièce jointe, et les deux sont fusionnés en un seul document généré.
Cas d'usage typiques
- Facture - lignes et montant issus de la commande, QR code de paiement, sans ressaisie manuelle.
- Procès-verbal de remise - données de la commande et du client, espace pour la signature.
- Devis - options, prix et conditions renseignés selon l'opportunité concrète.
- Contrat - parties, objet et montant renseignés à partir des enregistrements du client et de la commande.
Le même principe fonctionne aussi pour des ensembles de documents - par exemple une facture, un procès-verbal et un contrat générés en même temps à partir d'un seul enregistrement, chacun depuis son propre modèle.
Où reste le document une fois généré
Un document généré ne devrait pas finir comme un fichier isolé dans un e-mail - il est plus logique qu'il reste rattaché à l'enregistrement dont il est issu. Ainsi, sur la commande ou le client, on voit à tout moment quels documents ont déjà été générés, et quand.
Le sens inverse - quand aucun document n'est produit mais qu'un e-mail entrant est lu pour en créer une fiche - est décrit dans L'IA lit l'e-mail et crée la mission.
Questions fréquentes sur la génération de documents à partir des données
Dois-je créer un nouveau modèle pour chaque type de document ?
Oui, chaque type de document (facture, procès-verbal, devis) a généralement son propre modèle avec des espaces réservés, mais un même modèle peut être réutilisé pour un nombre quelconque d'enregistrements.
Peut-on insérer dans le modèle une image ou un QR code, pas seulement du texte ?
Oui, un modèle peut combiner du texte rempli à partir d'espaces réservés avec des images, des QR codes de paiement ou des vues de base de données, qui s'insèrent automatiquement dans le document.
Peut-on générer plusieurs documents à la fois comme un seul ensemble ?
Oui, plusieurs modèles (par exemple facture, procès-verbal et contrat) peuvent être générés en même temps à partir d'un seul enregistrement et fusionnés en un seul ensemble d'impression prêt à télécharger.