Šestičlenná montážní firma a čtyři excelové tabulky. Modelový průchod jedním odpolednem: co napsat do promptu, co z toho vznikne samo, co je potřeba doladit ručně a co se reálně změní za první měsíc.
Tenhle text je průchod jedním odpolednem - od čtyř excelových tabulek k funkční evidenci zakázek. Je psaný jako modelový případ malé montážní firmy, ale postup, pořadí kroků i místa, kde to obvykle drhne, odpovídají tomu, co u zakládání prvního workspace vídáme nejčastěji.
Výchozí stav: čtyři tabulky a jedna nástěnka
Šest lidí. Dva technici v terénu, jeden obchodník, jedna administrativa, majitel a jeho manželka na fakturaci. Zakázky: montáže interiérů, obvykle 15 až 40 běžících najednou.
Kde to všechno žilo před tím odpolednem:
- zakazky_2026.xlsx - hlavní tabulka, kterou nikdo nesměl otevřít současně
- kontakty.xlsx - klienti, občas zduplikovaní
- terminy.xlsx - kdy se má co udělat, aktualizovaná nepravidelně
- hodiny.xlsx - výkazy techniků, dorovnávané zpětně na konci měsíce
- nástěnka v kanceláři, na které visely papírové objednávky
Bolestivý bod, který rozhodl: dvakrát za půl roku firma zapomněla vyfakturovat hotovou zakázku. Jednou za 68 tisíc.
Co jsem napsal do promptu
Nic technického. Doslova tohle:
Potřebuju evidenci zakázek pro montážní firmu. U každé zakázky chci vědět, kdo je klient, jaký je termín montáže, kdo z techniků na ní dělá, kolik hodin odpracoval a jestli je vyfakturovaná. Chci vidět, co se má udělat tenhle týden, a chci upozornění, když je zakázka hotová a nemá fakturu.
Žádné „relační databáze“, žádné „workflow engine“. Popis toho, co má systém umět, v tom pořadí, v jakém mě to napadlo.
Z popisu vznikl plán, ne rovnou hotová věc
Systém nejdřív ukázal, co chce založit - databáze, vazby a automatizace. Až po odsouhlasení to postavil.
Co z toho vzniklo (a co jsem musel doladit)
Za nějakých dvacet minut stály tři propojené databáze - Zakázky, Klienti, Technici - plus výkazy času navázané na zakázku. K tomu tři pohledy: kalendář montáží, tabulka nevyfakturovaných a kanban podle stavu.
Co sedělo hned:
- vazby mezi zakázkou a klientem (jedna zakázka, jeden klient, klient víc zakázek)
- výkaz hodin připojený k zakázce a k technikovi
- pohled „tenhle týden“ jako kalendář
Co jsem musel doladit ručně:
- Stavy zakázky. Vygenerované byly obecné (Nová / Probíhá / Hotovo). My máme pět stavů, včetně „Čeká na materiál“, který je u nás nejčastější důvod skluzu. Přejmenování a přidání trvalo pár minut.
- Kdo co vidí. Technici nemají vidět ceny. To se nastavuje zvlášť - dobře, protože to je věc, kterou by neměl vymyslet stroj.
- Text připomínky. Automatický e-mail měl generický obsah. Přepsal jsem ho, aby zněl jako my.
Celkově: prompt udělal 80 % struktury, zbytek bylo nastavování, ne stavění.
Nejtěžší část nebyla technická
Nejdél mi trvalo rozmyslet si, co je vlastně zakázka. Jestli je zakázka jedna montáž, nebo celá objednávka od klienta, která může mít tři montáže. Tuhle otázku za vás nevyřeší žádný nástroj - ale je to hodina přemýšlení, ne měsíc vývoje.
Automatizace, kvůli které to celé vzniklo
Jedno pravidlo, dvě podmínky:
Když je zakázka ve stavu „Hotovo“ déle než 3 dny a nemá připojenou fakturu, pošli mi e-mail.
Tohle je celé řešení problému, který firmu stál 68 tisíc. Nastavení zabralo asi šest minut.
Druhé pravidlo přibylo o týden později, když se ukázalo, že technici zapomínají zapisovat hodiny:
Každý pátek v 15:00 pošli technikovi seznam zakázek, na kterých tenhle týden byl a nemají výkaz.
Co se změnilo za měsíc
Tři věci, měřitelné:
Fakturace. Za první měsíc dvě zakázky, které by dřív propadly, vyfakturované včas. To samo o sobě zaplatilo systém na několik let dopředu.
Konec verzí tabulky. Přestala existovat otázka „která tabulka je aktuální“. Ne proto, že by se lidé polepšili, ale protože je jenom jedna.
Ranní schůzka. Zkrátila se z dvaceti minut na pět, protože se nemusí nahlas procházet, co je kde. Kalendář montáží ukáže totéž rychleji.
Co se naopak nezměnilo: technici pořád občas zapomenou zapsat hodiny. Systém to jen v pátek připomene. Nástroj nezmění návyky, jen zkrátí dobu, za kterou se chyba projeví.
Kdyby to člověk dělal znovu
Tři věci, které bych udělal jinak:
- Začal bych menší. Zkusil jsem hned na začátku přidat i sklad materiálu. Zbytečné - po dvou týdnech ho nikdo nepoužíval. Přidat se dá kdykoli.
- Zapojil bych lidi dřív. Postavil jsem to sám a pak jim to ukázal. Kdybych se administrativy zeptal předem, ušetřil bych si dvě předělávky pohledů.
- Nepřenášel bych celou historii. Naimportoval jsem tři roky starých zakázek. Stačil by poslední rok - zbytek jen zaneřádil pohledy.
Kdo chce podrobnější, krok-za-krokem postup pro obchodní část, najde ho v návodu CRM na míru bez programátora. Praktický postup přenosu dat je v textu Migrace z Excelu nebo Notionu. A jestli váháte, kdy má smysl z tabulek vůbec odcházet, odpovídá článek Kdy přestává Excel stačit. Celý proces od rozhodnutí po první měsíc provozu vede průvodce firemním systémem na míru.
Časté otázky k rozjezdu vlastního systému
Opravdu to zvládne netechnický člověk?
Zvládne, pokud dokáže popsat, jak jeho firma pracuje. To je ta náročnější část - a tu za vás nikdo neudělá. Technické provedení je dnes vedlejší.
Kolik času tomu mám vyhradit?
Na první použitelnou verzi počítejte s jedním odpolednem. Na verzi, se kterou je tým spokojený, se dvěma až třemi týdny běžného provozu a průběžného dolaďování.